Nông sản ùn tắc ở cửa khẩu khi lượng xe tới trong một khoảng thời gian vượt năng lực thông quan của khâu chậm nhất trong chuỗi, thường là năng lực kiểm tra và tiếp nhận của phía nhập khẩu, chứ không phải phía xuất khẩu. Vì trái cây chín cùng lúc theo mùa vụ và năng lực kiểm tra tăng chậm, hàng đợi hình thành rất nhanh: chỉ cần lượng xe tới vượt năng lực vài phần trăm trong nhiều ngày liên tiếp là số xe chờ tích luỹ lên hàng trăm, hàng nghìn.
Các đợt ùn tắc lớn nhất từng được ghi nhận, như giai đoạn 2021–2022 khi phía bên kia áp dụng biện pháp phòng dịch nghiêm ngặt tại cửa khẩu, cho thấy một điều doanh nghiệp hay quên: năng lực thông quan có thể giảm đột ngột vì lý do nằm ngoài thương mại, trong khi lượng hàng không thể giảm theo vì đã thu hoạch.
Bài này phân tích năm cơ chế gây ùn, cách ước tính thiệt hại khi xe nằm chờ, và kế hoạch dự phòng mà doanh nghiệp nên có trước mỗi vụ.
Một chút lý thuyết hàng đợi: vì sao ùn đến nhanh và tan chậm
Lý thuyết hàng đợi, phát triển từ công trình của A. K. Erlang về tổng đài điện thoại đầu thế kỷ 20, cho một kết quả trực giác ngược: khi tỷ lệ sử dụng của một hệ thống tiến gần 100%, thời gian chờ trung bình không tăng tuyến tính mà tăng vọt. Một cửa khẩu chạy ở 70% công suất có thể gần như không có hàng đợi; ở 95% công suất, chỉ một biến động nhỏ về giờ xe tới là đủ tạo ra hàng đợi dài nhiều giờ.
Khi lượng xe tới vượt hẳn công suất, hàng đợi tăng đều theo thời gian. Ví dụ giả định: cửa khẩu xử lý được 1.000 xe trái cây mỗi ngày, nhưng trong mùa cao điểm có 1.100 xe tới mỗi ngày. Sau mười ngày, đã có khoảng 1.000 xe nằm chờ, tương đương một ngày làm việc trọn vẹn. Khi lượng tới giảm về 900 xe mỗi ngày, hàng đợi chỉ giảm 100 xe mỗi ngày và cần thêm khoảng mười ngày nữa để tan.
Hai bài học rút ra: ùn tắc được báo trước bằng số liệu (tỷ lệ xe tới trên năng lực), và chậm phản ứng vài ngày có thể kéo dài ùn hàng tuần. Doanh nghiệp đọc được tín hiệu sớm có lợi thế lớn so với doanh nghiệp chỉ biết khi xe của mình đã đứng trong hàng.
Năm cơ chế gây ùn tắc
Đỉnh mùa vụ chồng nhau. Nhiều loại quả chín cùng thời điểm, cộng với hàng của các nước khác cùng đi qua tuyến đường hoặc cùng cạnh tranh năng lực kiểm tra phía nhập khẩu. Đỉnh cung đến trong vài tuần nhưng năng lực thông quan gần như cố định.
Năng lực phía nhập khẩu giảm. Tăng tỷ lệ kiểm tra, lấy mẫu, siết chỉ tiêu mới, thay đổi giờ làm việc hay biện pháp vệ sinh dịch tễ đều làm giảm số xe xử lý mỗi ngày. Mỗi lô bị giữ lại chờ kết quả kiểm nghiệm còn chiếm chỗ trong bãi.
Lịch nghỉ lễ lệch nhau. Trước kỳ nghỉ dài, chủ hàng đẩy hàng đi sớm để tránh tồn; trong kỳ nghỉ, năng lực giảm; sau kỳ nghỉ, hàng dồn lại. Ba giai đoạn này tạo ra hai đỉnh ùn quanh mỗi kỳ nghỉ lớn.
Hàng không đủ điều kiện chiếm chỗ. Xe chở hàng thiếu mã, sai chứng từ hoặc thuộc mặt hàng chưa được phép vẫn lên cửa khẩu với hy vọng được giải quyết. Chúng không qua được nhưng chiếm bãi và nhân lực kiểm tra, làm chậm cả dòng xe hợp lệ.
Hiệu ứng tin đồn. Tin "cửa khẩu sắp siết" hay "sắp mở thêm" lan nhanh trong giới vận tải, khiến nhiều chủ hàng cùng đẩy xe lên một lúc hoặc cùng chuyển sang một cửa khẩu khác, tạo ra ùn tắc mới ở nơi chuyển đến.
Ước tính thiệt hại khi xe nằm chờ: một bảng tính đơn giản
Bảng dưới là khung tính với số liệu ví dụ giả định cho một xe container lạnh chở trái cây. Doanh nghiệp nên thay bằng số thực của mình; mục đích là thấy rõ thiệt hại tăng theo cấp số nào để quyết định khi nào nên chuyển hướng.
| Khoản | Cách tính | Ví dụ giả định mỗi ngày chờ |
|---|---|---|
| Phí lưu xe, lưu bãi | Theo thoả thuận với nhà vận tải và bãi | 2 triệu đồng |
| Nhiên liệu hoặc điện chạy máy lạnh | Theo giờ chạy máy lạnh | 1 triệu đồng |
| Hao hụt chất lượng | Tỷ lệ giảm giá trị mỗi ngày × giá trị lô | 3% × 600 triệu = 18 triệu đồng |
| Chi phí cơ hội của vốn | Giá trị lô × lãi suất năm ÷ 365 | khoảng 0,1 triệu đồng |
| Rủi ro giá giảm | Biến động giá thị trường đầu nhận trong thời gian chờ | khó ước tính, có thể lớn hơn mọi khoản trên |
Trong ví dụ này, hao hụt chất lượng chiếm phần lớn thiệt hại, và với trái cây chín nhanh, tỷ lệ hao hụt thường không cố định mà tăng dần theo ngày. Nếu một phương án thay thế tốn thêm 15 triệu đồng chi phí vận tải nhưng tiết kiệm được hai ngày chờ, đó là quyết định hợp lý. Doanh nghiệp không làm phép tính này thường chờ quá lâu vì chỉ nhìn thấy chi phí phát sinh, không thấy hao hụt đang diễn ra trong thùng xe.
Kế hoạch dự phòng trước mùa vụ
Kế hoạch dự phòng chỉ có giá trị khi được chuẩn bị trước và đã thử ít nhất một lần. Danh mục dưới đây là khung tối thiểu cho doanh nghiệp xuất trái cây qua cửa khẩu đường bộ.
- Lập lịch thu hoạch theo năng lực đầu ra, không chỉ theo độ chín. Phối hợp với vùng trồng để giãn thời điểm thu hoạch khi có thể, ví dụ qua kỹ thuật xử lý ra hoa của từng loại cây.
- Đặt ngưỡng chuyển hướng. Ví dụ: nếu thời gian chờ dự kiến vượt hai ngày, chuyển sang cửa khẩu dự phòng hoặc đường biển. Ngưỡng phải được thống nhất trước với người mua.
- Thoả thuận trước với nhà vận tải dự phòng cho phương án thay thế, kể cả giá và số xe tối thiểu.
- Chuẩn bị đầu ra phụ: kho lạnh để giữ hàng ngắn hạn, đối tác chế biến, thị trường nội địa hoặc thị trường xuất khẩu khác cho phần hàng không đi được.
- Đảm bảo hồ sơ hoàn hảo để xe của mình không bị loại khi tới lượt. Trong mùa ùn, hồ sơ có lỗi có thể khiến xe phải ra khỏi hàng và xếp lại từ đầu.
- Theo dõi tín hiệu hằng ngày: số xe tồn ở bãi, số xe thông quan mỗi ngày, thông báo của ban quản lý cửa khẩu, lịch nghỉ lễ.
- Ghi điều khoản hợp đồng về chia sẻ rủi ro khi chậm thông quan vì lý do khách quan, để không bị người mua quy toàn bộ trách nhiệm về chất lượng giảm cho người bán.
Ở cấp ngành, giải pháp bền vững hơn là mở rộng đầu ra chính ngạch qua nhiều phương thức và nhiều thị trường, đầu tư chuỗi lạnh, chế biến sâu để giảm áp lực hàng tươi trong đỉnh vụ. Những việc này nằm ngoài tầm một doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp có thể đóng góp qua hiệp hội và qua quyết định đầu tư của chính mình.
Những điều không nên làm khi đang ùn tắc
Không bán tháo tại bãi ngay khi nghe tin ùn. Trong những ngày đầu, nhiều thương nhân tận dụng tâm lý hoảng để thu mua giá rất thấp tại bãi. Nếu hàng còn chất lượng và có phương án thay thế khả thi, hãy tính thiệt hại theo bảng ở trên trước khi quyết định.
Không đẩy thêm xe lên cửa khẩu đang ùn với hy vọng "đi được bao nhiêu hay bấy nhiêu". Mỗi xe thêm vào kéo dài thời gian chờ của chính những xe trước đó của bạn. Giữ hàng ở kho lạnh gần vùng sản xuất thường rẻ hơn giữ trên xe tại bãi.
Không thay đổi chứng từ, nhãn mác tại bãi để "lách" vào một luồng khác. Chứng từ đã khai trên hệ thống khó thay đổi, và hành vi này có thể bị coi là gian lận, dẫn tới tạm dừng mã hoặc xử phạt.
Không dựa hoàn toàn vào tin đồn. Trong giai đoạn ùn tắc, thông tin chính thức từ ban quản lý cửa khẩu, cơ quan công thương tỉnh và đại lý nhập khẩu là cơ sở để quyết định. Tin đồn về mở thêm làn hay thay đổi chính sách cần được xác minh trước khi đổi kế hoạch.
Hợp đồng phân bổ rủi ro ùn tắc thế nào
Khi ùn tắc xảy ra, câu hỏi đầu tiên giữa người mua và người bán là ai chịu thiệt hại do chất lượng giảm. Câu trả lời nằm ở ba điều khoản thường bị viết sơ sài. Điều khoản thứ nhất là điểm chuyển giao rủi ro: nếu rủi ro chuyển sang người mua khi hàng giao tại cửa khẩu phía Việt Nam, thời gian chờ phía bên kia là rủi ro của người mua; nếu giao tại kho người mua, người bán gánh toàn bộ. Cách gọi theo Incoterms giúp thống nhất, nhưng với tuyến đường bộ có chuyển tải, nên mô tả thêm bằng lời địa điểm và thời điểm chuyển giao cụ thể.
Điều khoản thứ hai là tiêu chuẩn và thời điểm đánh giá chất lượng. Nếu chất lượng được đánh giá tại kho người mua sau nhiều ngày chờ, người bán gánh hao hụt dù hàng đạt chuẩn lúc rời vườn. Điều khoản cân bằng hơn là đánh giá tại điểm giao hàng, có biên bản hoặc giám định độc lập, kèm ảnh chụp và dữ liệu nhiệt độ.
Điều khoản thứ ba là sự kiện bất khả kháng và hoàn cảnh thay đổi. Việc cửa khẩu tạm dừng hoặc hạn chế thông quan vì quyết định của cơ quan nhà nước có thể được coi là sự kiện bất khả kháng nếu hợp đồng định nghĩa như vậy; ùn tắc do đông xe theo mùa vụ thì khó được coi là bất khả kháng vì có thể lường trước. Hợp đồng nên quy định rõ những tình huống nào được miễn trách nhiệm, nghĩa vụ thông báo trong bao lâu, và cách hai bên chia sẻ chi phí khi phải chuyển hướng.
Một hợp đồng viết kỹ không ngăn được ùn tắc, nhưng nó biến một cuộc tranh cãi cảm tính lúc hàng đang hỏng thành việc áp dụng điều khoản đã thoả thuận khi hai bên còn tỉnh táo.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao phía Việt Nam đã thông quan nhanh mà xe vẫn chờ lâu?
Vì hàng đợi được quyết định bởi khâu chậm nhất trong chuỗi. Xe đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu vẫn phải chờ được tiếp nhận, kiểm tra và thông quan nhập khẩu ở phía bên kia. Nếu khâu đó chậm, mọi cải thiện ở phía xuất khẩu chỉ giúp xe tới hàng đợi sớm hơn.
Có nên đi đường biển thay cho đường bộ trong mùa cao điểm không?
Đường biển ổn định hơn nhưng mất nhiều thời gian hơn, cần cảng nhập khẩu được chỉ định cho mặt hàng và phù hợp với loại quả chịu được thời gian vận chuyển dài. Với nhiều loại quả, kết hợp một phần đường biển trong đỉnh vụ là cách giảm áp lực, nhưng cần chuẩn bị trước, không thể chuyển ngay trong một ngày.
Bảo hiểm hàng hoá có bồi thường hư hỏng do chờ thông quan không?
Thường không, nếu hư hỏng do hàng tự chín, giảm phẩm chất theo thời gian hoặc chậm trễ, vì đây là các rủi ro thường bị loại trừ trong điều kiện bảo hiểm hàng hoá tiêu chuẩn. Một số điều khoản mở rộng có thể khác; hãy đọc kỹ phần loại trừ và hỏi công ty bảo hiểm trước mùa vụ.
Làm sao biết trước một đợt ùn tắc sắp xảy ra?
Theo dõi ba chỉ số: sản lượng thu hoạch dự kiến trong tuần tới của các vùng chính, số xe thông quan mỗi ngày so với số xe tới, và thông báo thay đổi quy trình kiểm tra của phía nhập khẩu. Khi số xe tới liên tục vượt số xe thông quan, hàng đợi đang hình thành dù bãi chưa đầy.
Kho lạnh gần cửa khẩu có giải quyết được ùn tắc không?
Kho lạnh không làm tăng năng lực thông quan, nên không giải quyết ùn tắc. Nhưng nó giảm hao hụt chất lượng trong thời gian chờ và cho phép điều tiết lượng xe lên cửa khẩu theo lượt. Hiệu quả cao nhất khi kết hợp với hệ thống xếp lượt điện tử ở cửa khẩu.