Xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc gồm ba lớp việc: chứng minh hàng được phép vào thị trường (giấy phép thị trường, mã đăng ký), thực hiện giao dịch thương mại (hợp đồng, sản xuất, chứng từ), rồi đưa hàng qua hai lần thông quan ở hai bên biên giới và thu tiền. Khác với bán sang nhiều thị trường khác, lớp thứ nhất ở Trung Quốc thường là nút thắt: nhiều mặt hàng thực phẩm và nông sản phải có tên doanh nghiệp, vùng trồng hoặc cơ sở đóng gói trên hệ thống của cơ quan hải quan nước nhập khẩu trước khi lô đầu tiên khởi hành.
Quy trình dưới đây áp dụng cho doanh nghiệp đã có hàng và đã có người mua tiềm năng. Phần tìm khách hàng, Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế nói chung được trình bày ở các danh mục khác của site và ở site chuyên về hợp đồng quốc tế; bài này tập trung vào những gì riêng của tuyến Việt–Trung.
Thủ tục cụ thể, biểu mẫu và cơ quan đầu mối có thể thay đổi sau đợt sắp xếp bộ máy năm 2025; trước khi làm, hãy kiểm cổng dịch vụ công và hỏi trực tiếp cơ quan chuyên ngành.
Chín bước của một lô hàng chính ngạch
Thứ tự dưới đây là thứ tự logic; trên thực tế một số bước chạy song song. Bước một và hai thường mất nhiều thời gian nhất và chỉ làm một lần cho mỗi mặt hàng, các bước sau lặp lại theo từng lô.
- Kiểm điều kiện tiếp cận thị trường. Xác định mã HS của hàng và kiểm xem mặt hàng đó, từ Việt Nam, đã được phía Trung Quốc cho phép nhập chính thức chưa. Với trái cây tươi, cần có nghị định thư kiểm dịch cho từng loại quả; với thực phẩm chế biến, cần biết nhóm hàng có thuộc diện đăng ký qua cơ quan thẩm quyền hay tự đăng ký.
- Đăng ký mã với phía nhập khẩu. Nông sản tươi cần mã số vùng trồng và mã cơ sở đóng gói được phía nhập khẩu phê duyệt. Thực phẩm chế biến, thuỷ sản, tổ yến và nhiều nhóm khác cần mã đăng ký doanh nghiệp sản xuất thực phẩm nước ngoài trên hệ thống của Tổng cục Hải quan Trung Quốc.
- Thẩm định người mua. Xác minh doanh nghiệp nhập khẩu có giấy phép kinh doanh, có quyền xuất nhập khẩu, có đăng ký với hải quan, và đã từng nhập mặt hàng tương tự. Yêu cầu thông tin pháp nhân bằng văn bản và đối chiếu qua kênh chính thức hoặc cơ quan thương vụ.
- Ký hợp đồng ngoại thương. Ngoài các điều khoản chuẩn, hợp đồng tuyến Trung Quốc nên quy định rõ cửa khẩu giao hàng, bên chịu trách nhiệm làm thủ tục nhập khẩu, tiêu chuẩn chất lượng đo bằng gì, cách xử lý khi lô hàng bị giữ hoặc trả về do kiểm dịch, và đồng tiền thanh toán.
- Sản xuất, sơ chế và đóng gói đúng yêu cầu. Bao bì, nhãn, thông tin truy xuất phải khớp với nội dung đã đăng ký và yêu cầu của nghị định thư. Lưu nhật ký vùng trồng, nhật ký đóng gói, kết quả kiểm nghiệm.
- Xin giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy tờ chuyên ngành. Nông sản cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan bảo vệ thực vật cấp; thực phẩm có thể cần giấy chứng nhận vệ sinh hoặc kiểm nghiệm. Nếu muốn hưởng ưu đãi thuế, chuẩn bị chứng từ xuất xứ theo hiệp định phù hợp.
- Chọn cửa khẩu và phương tiện. Chọn cửa khẩu được chỉ định cho loại hàng đó ở cả hai phía, xác định phương án đổi xe hay xe chạy thẳng, hoặc đi đường sắt, đường biển.
- Thông quan xuất khẩu phía Việt Nam và nhập khẩu phía Trung Quốc. Đại lý hải quan khai tờ khai xuất khẩu điện tử; phía mua hoặc đại lý của họ khai nhập khẩu, hàng qua kiểm tra hồ sơ, kiểm dịch và có thể lấy mẫu.
- Thanh toán và đối chiếu. Thu tiền theo phương thức đã thoả thuận, đối chiếu số lượng, chất lượng được xác nhận ở đầu nhận, lưu toàn bộ chứng từ cho kiểm tra sau thông quan và hoàn thuế giá trị gia tăng nếu có.
Doanh nghiệp làm lô đầu tiên thường đánh giá thấp bước một và hai. Một mặt hàng chưa được mở cửa thị trường thì không có cách nào làm nhanh hơn: thoả thuận kiểm dịch giữa hai nước thường mất nhiều năm đàm phán và phân tích nguy cơ dịch hại.
Bộ chứng từ thường gặp và ai lập
Danh sách dưới đây là bộ chứng từ phổ biến cho một lô nông sản hoặc thực phẩm đi đường bộ. Mỗi mặt hàng có thể cần thêm hoặc bớt; đại lý hải quan và nhà nhập khẩu là người xác nhận danh sách cuối.
| Chứng từ | Người lập hoặc cấp | Lưu ý tuyến Trung Quốc |
|---|---|---|
| Hợp đồng ngoại thương | Hai bên mua bán | Ghi rõ cửa khẩu, trách nhiệm khi bị trả hàng, đồng tiền |
| Hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói | Người xuất khẩu | Số kiện, trọng lượng phải khớp tuyệt đối với thực tế và với giấy kiểm dịch |
| Tờ khai hải quan xuất khẩu | Người xuất khẩu hoặc đại lý | Mã HS nhất quán với khai báo bên nhập |
| Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật | Cơ quan bảo vệ thực vật | Ghi đúng mã vùng trồng, mã đóng gói theo nghị định thư |
| Chứng từ xuất xứ | Cơ quan cấp hoặc tự chứng nhận theo hiệp định | Chỉ cần khi muốn hưởng thuế ưu đãi |
| Phiếu kiểm nghiệm | Phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận | Chỉ tiêu theo yêu cầu của phía nhập khẩu |
| Chứng từ vận tải | Nhà vận tải | Đường bộ thường là giấy gửi hàng hoặc vận đơn đường bộ |
Lỗi phổ biến nhất không phải thiếu chứng từ mà là chứng từ không khớp nhau: số kiện trên phiếu đóng gói khác giấy kiểm dịch, trọng lượng trên hoá đơn khác cân thực tế, mã đóng gói trên thùng khác mã ghi trong giấy chứng nhận. Phía nhập khẩu kiểm tra đối chiếu chéo, và một sai lệch nhỏ đủ để giữ cả xe.
Những điểm riêng của tuyến Việt–Trung mà quy trình chung không nói
Hai lần thông quan cách nhau vài trăm mét. Hàng đi đường bộ qua cửa khẩu phải hoàn tất xuất khẩu phía Việt Nam, đi qua vùng đệm hoặc khu chuyển tải, rồi làm nhập khẩu phía Trung Quốc. Ở nhiều cửa khẩu, xe Việt Nam không chạy sâu vào nội địa bên kia mà hàng được chuyển sang xe của phía mua tại bãi chuyển tải; cách tổ chức này ảnh hưởng tới thời điểm chuyển rủi ro và cần được ghi rõ trong hợp đồng.
Người mua thường chỉ định đại lý nhập khẩu. Nhiều nhà nhập khẩu Trung Quốc không trực tiếp làm thủ tục mà dùng đại lý tại cửa khẩu. Doanh nghiệp Việt nên biết tên đại lý đó và có kênh liên lạc, vì khi hàng bị giữ, người có thông tin nhanh nhất là đại lý chứ không phải nhân viên mua hàng ở văn phòng.
Giá thường gắn với chất lượng đo tại đầu nhận. Với trái cây, giá cuối có thể phụ thuộc kết quả phân loại sau khi hàng tới kho người mua. Nếu hợp đồng không quy định cách đo, ai đo và quyền giám định độc lập, người bán gần như không có cơ sở phản bác khi bị trừ tiền.
Thời vụ và lễ tết hai nước. Tết Nguyên đán ở cả hai nước gần trùng nhau nhưng lịch nghỉ khác nhau vài ngày; quanh các kỳ nghỉ này lượng xe dồn lên cửa khẩu tăng mạnh trong khi năng lực thông quan có thể giảm. Kế hoạch giao hàng cần tính trước ít nhất vài tuần.
Năm lỗi khiến lô hàng đầu tiên thất bại
Tin vào lời hứa "bên mua lo hết thủ tục". Người mua có thể lo phía nhập khẩu, nhưng không thể thay doanh nghiệp đăng ký mã, xin kiểm dịch hay chịu trách nhiệm khi bao bì sai. Khi lô hàng bị từ chối, người chịu thiệt đầu tiên là chủ hàng.
Đóng gói theo thói quen thị trường nội địa. Thùng không ghi đủ thông tin theo nghị định thư, dùng vật liệu chèn lót không được phép, hoặc trộn hàng của nhiều vùng trồng trong một thùng là những lỗi dẫn tới trả hàng phổ biến.
Không kiểm mã còn hiệu lực trước khi xuất. Mã vùng trồng hoặc mã đóng gói có thể bị phía nhập khẩu tạm dừng sau khi phát hiện vi phạm ở một lô trước đó, kể cả lô của doanh nghiệp khác dùng chung mã. Kiểm danh sách hiệu lực trước mỗi đợt xuất.
Chọn cửa khẩu theo khoảng cách thay vì theo chỉ định. Không phải cửa khẩu nào cũng được chỉ định nhận trái cây hoặc một loại thực phẩm nhất định. Đi sai cửa khẩu có nghĩa là quay xe, mất thêm nhiều ngày và chất lượng hàng.
Đặt cọc thấp, thanh toán sau khi bên mua bán xong. Cấu trúc thanh toán này chuyển gần hết rủi ro thị trường sang người bán. Với đối tác mới, cần tỷ lệ trả trước đủ lớn hoặc công cụ thanh toán có ngân hàng tham gia.
Phân vai trong một lô hàng: ai làm gì
Một lô chính ngạch đi Trung Quốc thường có ít nhất sáu bên. Chủ hàng chịu trách nhiệm về sản phẩm, mã đăng ký, bao bì và hợp đồng. Nhà vườn hoặc hợp tác xã giữ nhật ký vùng trồng và tuân thủ quy trình canh tác đã đăng ký. Cơ sở đóng gói, có thể là của chủ hàng hoặc thuê ngoài, phải là cơ sở đã được cấp mã. Đại lý hải quan phía Việt Nam khai báo và phối hợp kiểm dịch. Nhà vận tải đưa hàng tới cửa khẩu và có thể làm chuyển tải. Nhà nhập khẩu và đại lý của họ làm thủ tục phía bên kia.
Vấn đề thường nằm ở giao diện giữa các bên: nhà vườn bán thêm quả từ vườn không có mã cho cơ sở đóng gói vì thiếu hàng, cơ sở đóng gói dán nhãn mã của vùng khác, đại lý hải quan khai mã HS theo mẫu cũ. Doanh nghiệp làm tốt thường có một người phụ trách xuyên suốt lô hàng, có danh mục kiểm tra cho từng điểm bàn giao, và lưu ảnh chụp thùng hàng, niêm phong, cân trọng lượng trước khi xe rời cơ sở.
Với doanh nghiệp nhỏ, thuê một đơn vị dịch vụ trọn gói là cách làm hợp lý cho vài lô đầu, miễn là doanh nghiệp vẫn giữ quyền xem toàn bộ chứng từ và hiểu từng bước. Phụ thuộc hoàn toàn vào bên dịch vụ có nghĩa là không thể kiểm tra khi có sai sót.
Dòng thời gian một lô hàng mẫu
Để hình dung các bước ăn khớp với nhau ra sao, dưới đây là dòng thời gian của một lô thanh long đi đường bộ qua cửa khẩu Lạng Sơn. Đây là ví dụ giả định, giả sử mặt hàng đã có nghị định thư, vùng trồng và cơ sở đóng gói đã có mã còn hiệu lực, người mua là nhà nhập khẩu quen. Thời gian thực tế có thể dài hơn nhiều khi vào chính vụ.
- Ngày −14: chốt đơn hàng với nhà nhập khẩu, xác nhận quy cách, số lượng, giá, cửa khẩu giao hàng và tỷ lệ trả trước. Người mua chuyển tiền cọc qua ngân hàng.
- Ngày −10: kiểm danh sách mã vùng trồng và mã đóng gói trên hệ thống phía nhập khẩu, xác nhận vẫn hiệu lực. Thông báo lịch thu hoạch cho hợp tác xã.
- Ngày −7: lấy mẫu kiểm nghiệm dư lượng tại vườn theo chỉ tiêu người mua yêu cầu. Đặt xe lạnh và đăng ký lịch với đại lý hải quan.
- Ngày −2: thu hoạch, vận chuyển về cơ sở đóng gói, phân loại, làm sạch, đóng thùng có đủ thông tin. Đăng ký kiểm dịch thực vật.
- Ngày −1: cán bộ kiểm dịch kiểm tra lô hàng, cấp giấy chứng nhận. Đại lý hải quan mở tờ khai xuất khẩu. Chụp ảnh thùng, niêm phong, nhiệt độ cài đặt trước khi xe chạy.
- Ngày 0: xe tới cửa khẩu, khai báo trên nền tảng quản lý cửa khẩu, xếp lượt, hoàn tất thủ tục xuất.
- Ngày 1–2: hàng qua vùng chuyển tải, phía nhập khẩu làm thủ tục, kiểm dịch, có thể lấy mẫu. Đại lý bên kia báo trạng thái thông quan.
- Ngày 3–5: hàng tới kho người mua, kiểm tra chất lượng có xác nhận hai bên, người mua thanh toán phần còn lại theo hợp đồng. Chủ hàng đối chiếu tiền về với tờ khai và lưu hồ sơ.
Điểm đáng chú ý trong dòng thời gian là phần lớn công việc nằm trước khi xe chạy. Doanh nghiệp làm tốt khâu chuẩn bị gần như chỉ còn phải theo dõi khi hàng ở cửa khẩu; doanh nghiệp bỏ qua khâu chuẩn bị sẽ phải chữa cháy đúng lúc hàng đang chín dần trên xe.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc được không?
Được, nếu ngành nghề kinh doanh phù hợp và mặt hàng đáp ứng điều kiện thị trường. Không có yêu cầu thâm niên chung. Tuy vậy, với thực phẩm thuộc diện đăng ký, cơ sở sản xuất phải được đăng ký trên hệ thống của phía nhập khẩu, và quá trình này có thể kéo dài, nên cần chuẩn bị sớm trước khi ký hợp đồng.
Có bắt buộc dùng chứng từ xuất xứ khi xuất sang Trung Quốc không?
Không bắt buộc để thông quan. Chứng từ xuất xứ chỉ cần khi người mua muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo hiệp định. Vì ưu đãi thuộc về người nhập khẩu, đây thường là điểm họ yêu cầu trong hợp đồng; người bán cần biết hàng có đáp ứng quy tắc xuất xứ hay không trước khi hứa cung cấp.
Nên chọn giao hàng tại cửa khẩu hay tại kho người mua?
Giao tại cửa khẩu phía Việt Nam đơn giản hoá trách nhiệm của người bán nhưng giảm quyền kiểm soát khi hàng bị giữ phía bên kia. Giao tại kho người mua cho phép kiểm soát nhiều hơn nhưng người bán gánh rủi ro ùn tắc và kiểm dịch. Lựa chọn nên dựa trên năng lực vận tải và mức tin cậy của đối tác.
Ai chịu chi phí khi lô hàng bị phía nhập khẩu trả về?
Tuỳ hợp đồng. Nếu hợp đồng im lặng, tranh chấp thường kết thúc theo hướng bất lợi cho người bán vì hàng đã rời khỏi tay họ. Hợp đồng nên quy định nguyên nhân trả hàng nào thuộc trách nhiệm bên nào, ai chịu cước chiều về, phí lưu bãi, phí tiêu huỷ và thời hạn thông báo.
Có cần văn phòng đại diện ở Trung Quốc để xuất khẩu chính ngạch không?
Không cần. Phần lớn doanh nghiệp Việt bán qua nhà nhập khẩu có pháp nhân tại Trung Quốc. Văn phòng đại diện hữu ích khi doanh nghiệp muốn tự phân phối, xây thương hiệu hoặc quản lý nhiều khách hàng cùng lúc, nhưng đó là quyết định đầu tư riêng với chi phí và thủ tục pháp lý riêng.
Thời gian từ lúc bắt đầu đến lô hàng chính ngạch đầu tiên thường bao lâu?
Nếu mặt hàng đã được mở cửa và doanh nghiệp đã có mã, lô đầu có thể đi trong vài tuần sau khi ký hợp đồng. Nếu phải đăng ký mã mới, thời gian phụ thuộc vào đợt thẩm định và phê duyệt của phía nhập khẩu, có thể tính bằng tháng. Không nên hứa ngày giao với người mua trước khi có mã.