Xuất khẩu trực tiếp là khi doanh nghiệp sản xuất tự ký hợp đồng với người mua nước ngoài và tự đứng tên làm thủ tục xuất khẩu; xuất khẩu uỷ thác là khi doanh nghiệp giao cho một thương nhân khác đứng tên ký hợp đồng ngoại thương và làm thủ tục thay mình, trả cho họ phí uỷ thác. Ngoài hai mô hình này còn cách thứ ba phổ biến: bán đứt hàng cho một công ty thương mại trong nước, và công ty đó tự xuất khẩu như hàng của họ.
Ba mô hình khác nhau ở ai đứng tên với người mua nước ngoài và với cơ quan hải quan, ai chịu rủi ro thanh toán, ai giữ quan hệ khách hàng và ai giữ phần biên lợi nhuận. Không có mô hình nào luôn tốt hơn: uỷ thác giúp doanh nghiệp nhỏ xuất được hàng khi chưa có năng lực, nhưng nếu kéo dài, doanh nghiệp không bao giờ xây được quan hệ trực tiếp với thị trường.
Bài này so sánh ba mô hình, giải thích quan hệ pháp lý trong uỷ thác, những điều khoản cần có trong hợp đồng uỷ thác, và các tín hiệu cho thấy đã đến lúc tự xuất khẩu. Nguyên lý tương tự áp dụng cho nhập khẩu uỷ thác.
Ba mô hình đưa hàng ra nước ngoài
Xuất khẩu trực tiếp. Doanh nghiệp sản xuất là người bán trên hợp đồng ngoại thương, là người xuất khẩu trên tờ khai, là người thụ hưởng khi nhận tiền. Mọi quyền và rủi ro thuộc về doanh nghiệp: tìm khách, đàm phán, làm chứng từ, thủ tục, đòi tiền. Đổi lại, doanh nghiệp giữ trọn biên lợi nhuận và quan hệ khách hàng.
Xuất khẩu uỷ thác. Có hai hợp đồng: hợp đồng uỷ thác giữa doanh nghiệp có hàng (bên uỷ thác) và thương nhân nhận uỷ thác; hợp đồng ngoại thương giữa bên nhận uỷ thác và người mua nước ngoài. Bên nhận uỷ thác nhân danh mình ký với người mua nhưng thực hiện vì lợi ích và theo chỉ dẫn của bên uỷ thác, nhận phí uỷ thác. Pháp luật thương mại Việt Nam có quy định riêng về uỷ thác mua bán hàng hoá; nên đọc văn bản hiện hành khi soạn hợp đồng.
Bán qua công ty thương mại. Doanh nghiệp sản xuất bán hàng cho công ty thương mại trong nước như một giao dịch nội địa, nhận tiền đồng Việt Nam, hết trách nhiệm khi giao hàng theo hợp đồng nội địa. Công ty thương mại mua đứt, tự quyết giá bán ra nước ngoài, chịu mọi rủi ro và hưởng toàn bộ chênh lệch. Nhà sản xuất thường không biết người mua cuối là ai.
Trên thực tế, ranh giới giữa uỷ thác và bán đứt đôi khi bị làm mờ trong cách nói hằng ngày, nhưng về pháp lý, thuế và trách nhiệm thì khác hẳn. Hợp đồng phải ghi rõ đó là quan hệ nào.
So sánh ba mô hình theo tiêu chí ra quyết định
Bảng dưới đây tóm tắt khác biệt quan trọng nhất để chủ doanh nghiệp đối chiếu với tình hình của mình:
| Tiêu chí | Trực tiếp | Uỷ thác | Bán qua công ty thương mại |
|---|---|---|---|
| Đứng tên với người mua nước ngoài | Nhà sản xuất | Bên nhận uỷ thác | Công ty thương mại |
| Đứng tên trên tờ khai xuất khẩu | Nhà sản xuất | Bên nhận uỷ thác | Công ty thương mại |
| Rủi ro người mua không trả tiền | Nhà sản xuất | Phân chia theo hợp đồng uỷ thác, thường nhà sản xuất chịu | Công ty thương mại |
| Quan hệ khách hàng | Nhà sản xuất giữ | Có thể biết khách nhưng bên nhận uỷ thác là đầu mối | Thường không biết khách |
| Biên lợi nhuận | Giữ trọn | Trừ phí uỷ thác | Bán theo giá nội địa, mất phần chênh |
| Năng lực cần có | Đầy đủ: ngoại thương, chứng từ, thủ tục, tài chính | Sản xuất và chuẩn bị hàng; phối hợp chứng từ | Chỉ cần sản xuất đúng yêu cầu |
| Phù hợp khi | Có khách ổn định, đủ nhân sự | Mới bắt đầu, có khách nhưng thiếu năng lực thủ tục | Muốn tập trung sản xuất, không muốn rủi ro thị trường |
Cột uỷ thác là cột có nhiều chữ "tuỳ hợp đồng" nhất. Chính vì vậy uỷ thác là mô hình dễ phát sinh tranh chấp nhất nếu hợp đồng sơ sài: khi người mua nước ngoài khiếu nại hay chậm trả, hai bên trong nước dễ đẩy trách nhiệm cho nhau.
Hợp đồng uỷ thác cần những điều khoản gì
Một hợp đồng uỷ thác đủ chặt nên trả lời rõ các câu hỏi sau, thay vì chỉ ghi tên hàng và mức phí:
- Phạm vi uỷ thác: bên nhận uỷ thác làm những việc gì, từ đàm phán, ký hợp đồng ngoại thương, thuê vận tải, khai hải quan tới nhận tiền; việc nào bên uỷ thác tự làm.
- Chỉ dẫn của bên uỷ thác: giá sàn, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán chấp nhận được; bên nhận uỷ thác không được tự ý ký khác chỉ dẫn.
- Phí uỷ thác và chi phí: cách tính phí, khoản chi phí nào bên nhận uỷ thác chi hộ và được hoàn, chứng từ hoàn chi phí.
- Chuyển tiền: thời hạn bên nhận uỷ thác chuyển tiền hàng cho bên uỷ thác sau khi nhận từ người mua, tỷ giá quy đổi áp dụng, xử lý phí ngân hàng.
- Phân chia rủi ro: khi người mua không trả tiền, khiếu nại chất lượng, hàng bị trả lại, bị phạt do khai sai; ai chịu, theo căn cứ nào.
- Trách nhiệm về hàng: bên uỷ thác chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng, xuất xứ, thông tin mặt hàng cung cấp để khai báo.
- Chứng từ và thông tin: bên nhận uỷ thác cung cấp bản sao hợp đồng ngoại thương, tờ khai, chứng từ thanh toán để bên uỷ thác hạch toán và quyết toán thuế.
- Không vượt mặt và bảo mật: bên nhận uỷ thác có được bán hàng của người khác cho cùng khách không, bên uỷ thác có được liên hệ trực tiếp khách sau khi hết hợp đồng không.
Điều khoản cuối thường bị bỏ qua nhưng quyết định tương lai: nếu hợp đồng cấm bên uỷ thác tiếp xúc khách trong nhiều năm, việc chuyển sang tự xuất khẩu với chính khách đó sẽ thành vi phạm.
Dòng tiền, hoá đơn và hồ sơ thuế trong uỷ thác
Trong uỷ thác, tiền hàng thường đi từ người mua nước ngoài về tài khoản bên nhận uỷ thác, sau đó bên nhận uỷ thác chuyển lại cho bên uỷ thác sau khi trừ phí và chi phí chi hộ. Đây là điểm rủi ro: nếu bên nhận uỷ thác gặp khó khăn tài chính hoặc bị phong toả tài khoản, tiền hàng của bạn nằm chung với tiền của họ. Một số doanh nghiệp giảm rủi ro bằng cách quy định thời hạn chuyển tiền ngắn, đối soát theo từng lô, hoặc yêu cầu bảo lãnh nếu giá trị lớn.
Về hoá đơn và thuế, quan hệ uỷ thác có cách lập hoá đơn, kê khai doanh thu và hồ sơ hoàn thuế riêng, khác với bán đứt. Bên nào được coi là có doanh thu xuất khẩu, bên nào lập hoá đơn phí uỷ thác, hồ sơ chứng minh hàng đã thực xuất cần những gì là các điểm phải theo quy định thuế đang có hiệu lực. Vì quy định đã thay đổi nhiều lần, hai bên nên thống nhất với kế toán hoặc tư vấn thuế trước khi ký, và ghi nghĩa vụ cung cấp chứng từ vào hợp đồng.
Một sai lầm hay gặp là gọi tên uỷ thác nhưng thực tế vận hành như bán đứt, hoặc ngược lại, dẫn tới hoá đơn và hồ sơ không khớp bản chất giao dịch. Khi cơ quan thuế kiểm tra hoàn thuế, sự không khớp này là lý do để từ chối hoặc kéo dài hồ sơ.
Tín hiệu cho thấy đã đến lúc tự xuất khẩu
Khách hàng ổn định và đặt hàng lặp lại. Khi một hai khách nước ngoài đặt hàng đều đặn, phí uỷ thác trả mỗi năm thường đủ để thuê một nhân sự xuất nhập khẩu toàn thời gian, và quan hệ trực tiếp giúp hiểu khách tốt hơn.
Khách muốn làm việc trực tiếp với nhà máy. Nhiều người mua, đặc biệt các nhà bán lẻ lớn, yêu cầu đánh giá nhà máy và ký trực tiếp với nhà sản xuất vì yêu cầu truy xuất và tuân thủ chuỗi cung ứng. Đứng sau một bên trung gian khiến nhà máy khó qua được các vòng đánh giá này.
Thông tin bị lọc qua trung gian. Khi phản hồi về chất lượng, giá thị trường, yêu cầu mới của khách đến chậm hoặc không đầy đủ, nhà sản xuất mất khả năng cải tiến sản phẩm theo thị trường.
Đã có người hiểu chứng từ và thủ tục. Qua thời gian phối hợp với bên nhận uỷ thác, nhân sự nội bộ đã nắm quy trình, chỉ còn thiếu tư cách đứng tên.
Nhu cầu hưởng ưu đãi hoặc xây thương hiệu riêng. Doanh nghiệp muốn tên mình xuất hiện trên chứng từ, giấy chứng nhận xuất xứ, hồ sơ chứng nhận chất lượng để tích luỹ uy tín và lịch sử xuất khẩu.
Lộ trình chuyển từ uỷ thác sang tự xuất khẩu
Chuyển đổi đột ngột dễ gây đứt đơn hàng. Lộ trình an toàn thường gồm các bước:
- Rà hợp đồng uỷ thác hiện tại: điều khoản không vượt mặt, thời hạn, nghĩa vụ báo trước khi chấm dứt.
- Chuẩn bị năng lực nội bộ: nhân sự chứng từ và thủ tục, tài khoản và chữ ký số khai hải quan, tài khoản ngoại tệ, quan hệ với forwarder và ngân hàng.
- Bắt đầu với một khách mới hoặc một thị trường mới để tự làm, giữ các khách cũ qua uỷ thác trong giai đoạn chuyển tiếp.
- Trao đổi minh bạch với khách cũ và bên nhận uỷ thác về kế hoạch chuyển, tránh để khách thấy bất ngờ khi tên người bán trên chứng từ thay đổi.
- Chuyển từng khách theo lịch, cập nhật hợp đồng ngoại thương, thông tin ngân hàng thụ hưởng, mẫu chứng từ; kiểm tra lại giấy chứng nhận xuất xứ và chứng nhận chất lượng đứng tên mới.
- Sau vài lô đầu, đánh giá chi phí thực so với phí uỷ thác cũ và các lỗi phát sinh để điều chỉnh quy trình.
Uỷ thác không phải bước lùi; nhiều doanh nghiệp giữ uỷ thác cho các thị trường nhỏ, thủ tục phức tạp hoặc mặt hàng cần giấy phép đặc biệt, trong khi tự xuất khẩu cho thị trường chính. Điều quan trọng là chọn có chủ đích và hợp đồng rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Nhập khẩu uỷ thác có giống xuất khẩu uỷ thác không?
Về nguyên lý giống nhau: bên nhận uỷ thác đứng tên ký hợp đồng mua với người bán nước ngoài và làm thủ tục nhập khẩu thay bên uỷ thác. Cần lưu ý thêm về điều kiện nhập khẩu mặt hàng, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành và ai chịu trách nhiệm khi hàng không đáp ứng quy định.
Phí uỷ thác thường được tính thế nào?
Có thể tính theo tỷ lệ trên trị giá lô hàng, theo mức cố định mỗi lô hoặc mỗi container, hoặc kết hợp. Mức phí do thoả thuận và phụ thuộc phạm vi dịch vụ. Điều quan trọng là tách bạch phí uỷ thác với chi phí chi hộ như cước, phí cảng để dễ đối soát.
Bên nhận uỷ thác có chịu trách nhiệm khi hàng bị khiếu nại chất lượng không?
Với người mua nước ngoài, bên nhận uỷ thác là người bán trên hợp đồng nên phải tiếp nhận khiếu nại. Giữa hai bên trong nước, trách nhiệm cuối cùng thường thuộc bên uỷ thác vì họ cung cấp hàng, nếu hợp đồng uỷ thác quy định như vậy. Ghi rõ để tránh tranh chấp.
Doanh nghiệp nhỏ có nên bắt đầu bằng uỷ thác không?
Hợp lý nếu đã có khách nhưng chưa có người hiểu chứng từ, thủ tục, hoặc lô hàng nhỏ và không thường xuyên. Nên dùng thời gian uỷ thác để học quy trình, giữ bản sao mọi chứng từ và tránh ký điều khoản cấm tiếp xúc khách quá dài.
Bán hàng cho doanh nghiệp chế xuất có được coi là xuất khẩu không?
Theo pháp luật Việt Nam, giao dịch giữa doanh nghiệp nội địa và doanh nghiệp chế xuất có cơ chế riêng về thủ tục hải quan và thuế, thường được đối xử tương tự xuất nhập khẩu trong một số khía cạnh. Chi tiết thay đổi theo văn bản, nên kiểm quy định hiện hành.