Quy trình xuất khẩu một lô hàng gồm bốn giai đoạn: chốt thương vụ (kiểm tra mặt hàng, báo giá, hợp đồng), chuẩn bị hàng và đặt chỗ vận tải, đưa hàng qua cửa khẩu (đóng hàng, khai hải quan, xếp lên phương tiện), và sau khi hàng đi (phát hành vận đơn, xin giấy chứng nhận xuất xứ, gửi bộ chứng từ, nhận tiền). Với hàng container đường biển, toàn bộ chuỗi thường kéo dài vài tuần tính từ lúc ký hợp đồng đến lúc tàu chạy, chưa kể thời gian sản xuất.
Điều người mới làm hay bỏ sót là lô hàng không chỉ có một dòng chảy. Song song với hàng đi còn có dòng chứng từ, dòng tiền và dòng thông tin giữa ít nhất sáu bên: người bán, người mua, hãng tàu hoặc forwarder, công ty vận tải nội địa, cơ quan hải quan và ngân hàng. Phần lớn sự cố tốn tiền nằm ở chỗ các dòng này lệch nhau: hàng đã ở cảng nhưng tờ khai chưa thông quan, tàu đã chạy nhưng vận đơn ghi sai tên người nhận, tiền không về vì hoá đơn khác mô tả trên thư tín dụng.
Bài này đi theo đúng thứ tự thời gian của một lô hàng nguyên container đường biển, vì đó là trường hợp phổ biến nhất của doanh nghiệp Việt Nam. Các điều kiện Incoterms, thư tín dụng và hợp đồng mua bán quốc tế đã có bài riêng ở Trung Tâm Hợp Tác; ở đây chỉ nhắc chúng tác động tới từng bước ra sao.
Bốn dòng chảy song song trong một lô hàng xuất khẩu
Cách nhìn hữu ích nhất khi mới vào nghề là tách lô hàng thành bốn dòng. Dòng hàng đi từ xưởng ra kho, vào container, lên xe kéo, hạ bãi cảng, lên tàu rồi sang cảng đích. Dòng chứng từ chạy song song: hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, các giấy chứng nhận kiểm dịch hay chất lượng nếu mặt hàng cần. Dòng tiền gồm tiền đặt cọc, tiền cước, phí cảng, phí dịch vụ và khoản thanh toán cuối cùng từ người mua. Dòng thông tin là các xác nhận đặt chỗ, lịch tàu, thông báo thay đổi, bản nháp vận đơn qua lại giữa các bên.
Bốn dòng này có điểm giao nhau cố định. Hàng không lên tàu được nếu tờ khai chưa được chấp nhận thông quan; vận đơn không phát hành được nếu người gửi chưa nộp hướng dẫn làm vận đơn; người mua không nhận được hàng ở cảng đích nếu không có vận đơn gốc hoặc lệnh giải phóng hàng tương đương. Vì vậy người điều phối lô hàng giỏi không theo dõi từng việc rời rạc mà theo dõi các điểm giao: ngày nào phải có cái gì trong tay, ai đang giữ nó.
Một thói quen nên có từ lô hàng đầu tiên là lập bảng theo dõi riêng cho mỗi lô, cột ngang là các mốc (ngày hàng sẵn sàng, ngày lấy container rỗng, ngày đóng hàng, hạn hạ bãi, hạn nộp hướng dẫn vận đơn, ngày tàu chạy dự kiến, ngày gửi chứng từ), cột dọc là người chịu trách nhiệm. Bảng đơn giản này giải quyết được phần lớn những lần "tưởng bên kia làm rồi".
Giai đoạn chốt thương vụ: kiểm tra trước khi hứa với khách
Sai lầm đắt nhất thường xảy ra trước khi hàng được sản xuất, khi người bán hứa những điều mà quy trình phía sau không đáp ứng được. Trình tự nên làm:
- Xác định mã HS sơ bộ và chính sách mặt hàng ở cả hai đầu: hàng có thuộc diện cấm, cần giấy phép, cần kiểm dịch hay chứng nhận gì khi xuất khỏi Việt Nam và khi vào nước người mua. Đây là bước quyết định chi phí và thời gian của mọi bước sau.
- Tính giá chào theo điều kiện giao hàng khách yêu cầu, cộng đủ chi phí nội địa, cước, bảo hiểm nếu có, chi phí tài chính và rủi ro tỷ giá. Báo giá ghi rõ điều kiện Incoterms kèm địa điểm, đồng tiền, thời hạn hiệu lực.
- Thống nhất phương thức thanh toán tương xứng với mức độ tin cậy của người mua. Với khách mới, người bán Việt Nam thường giảm rủi ro bằng tiền đặt cọc trước khi sản xuất kết hợp phần còn lại trước khi giao chứng từ, hoặc dùng thư tín dụng.
- Chốt yêu cầu chứng từ ngay trong hợp đồng: cần những chứng từ nào, bao nhiêu bản gốc, ai cấp, ghi tên người nhận hàng thế nào, có cần hợp pháp hoá lãnh sự không. Danh sách này phải được bộ phận chứng từ đọc trước khi ký, không phải sau khi tàu chạy.
- Xác nhận năng lực giao hàng: thời gian sản xuất, nguyên liệu, lịch tàu thực tế trên tuyến đó, mùa cao điểm có thiếu container hay không. Hứa giao trong ba tuần khi tuyến chỉ có chuyến hàng tuần và cảng đang ùn là tự tạo vi phạm hợp đồng.
Nếu bước một bị bỏ qua, các bước còn lại dù làm hoàn hảo vẫn có thể đổ vỡ ở cửa khẩu nước nhập khẩu, nơi người bán gần như không còn quyền can thiệp.
Đặt chỗ vận tải và chuẩn bị hàng
Khi hàng sắp sẵn sàng, người chịu trách nhiệm thuê tàu theo điều kiện giao hàng sẽ đặt chỗ (booking). Với điều kiện nhóm C và D, đó là người bán; với FOB hay FCA, người mua thường chỉ định forwarder hoặc hãng tàu và người bán làm việc với bên được chỉ định. Yêu cầu đặt chỗ nêu cảng đi, cảng đến, loại và số lượng container, tên hàng khái quát, trọng lượng ước tính, ngày hàng sẵn sàng. Hãng tàu hoặc forwarder trả lại xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) ghi số booking, tên tàu, chuyến, ngày dự kiến chạy, nơi lấy container rỗng và các hạn chót.
Ở Việt Nam, xác nhận này thường đi kèm lệnh cấp container rỗng để xe đến bãi (depot) nhận vỏ. Người gửi hàng cần kiểm tra vỏ ngay tại bãi: sàn khô, không mùi, không thủng sáng, cửa đóng kín, đúng loại. Hàng thực phẩm, nông sản hay hàng may mặc rất nhạy với vỏ bẩn hoặc ẩm; nhận vỏ xấu rồi đóng hàng vào là chuyển rủi ro sang chính mình. Nếu vỏ không đạt, yêu cầu đổi ngay tại bãi và ghi nhận lại.
Song song, bộ phận sản xuất hoàn thiện đóng gói theo quy cách đã thoả thuận, in ký mã hiệu trên kiện (shipping mark) và lập phiếu đóng gói chi tiết. Với hàng gỗ hoặc dùng pallet gỗ, cần lưu ý yêu cầu xử lý vật liệu đóng gói bằng gỗ theo tiêu chuẩn kiểm dịch quốc tế ISPM 15 mà nhiều nước nhập khẩu áp dụng. Chi tiết tiêu chuẩn từng thị trường nằm ở danh mục khác của trang; ở bước này chỉ cần biết nó phải được xử lý trước ngày đóng hàng.
Đóng hàng, hạ bãi và đưa tờ khai qua hải quan
Đây là đoạn chạy nước rút, thường dồn trong vài ngày trước khi tàu chạy:
- Đóng hàng tại kho người bán (hàng nguyên container) hoặc giao hàng lẻ vào kho gom hàng của forwarder (hàng lẻ). Chụp ảnh từng giai đoạn đóng, ghi số container và số niêm phong (seal) của hãng tàu ngay khi bấm chì.
- Cân xác định khối lượng toàn bộ (VGM) và gửi cho hãng tàu trước hạn. Từ năm 2016, công ước SOLAS yêu cầu container phải có khối lượng đã xác minh trước khi được xếp lên tàu; thiếu VGM thì container bị để lại.
- Khai hải quan điện tử trên hệ thống của ngành hải quan, tự doanh nghiệp làm hoặc thuê đại lý hải quan. Tờ khai dựa trên hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói và mã HS. Hệ thống phân luồng tờ khai; luồng xanh thông quan nhanh, luồng vàng phải kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ kiểm tra thực tế hàng.
- Kéo container hạ bãi cảng trước hạn nhận hàng của cảng (CY cut-off). Sau khi tờ khai thông quan, làm thủ tục để container được xác nhận đủ điều kiện xếp tàu theo quy trình của cảng và hải quan khu vực.
- Nộp hướng dẫn làm vận đơn (shipping instruction) cho hãng tàu hoặc forwarder trước hạn chót: tên người gửi, người nhận, bên được thông báo, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng, số container và seal, yêu cầu loại vận đơn.
Thủ tục hải quan cụ thể, ý nghĩa từng luồng và cách xử lý khi bị kiểm tra thực tế được phân tích kỹ ở danh mục Thủ tục hải quan. Điều cần nhớ ở đây là thời gian kiểm tra không nằm trong tay người gửi hàng, nên lịch đóng hàng phải chừa khoảng đệm.
Các hạn chót cần thuộc lòng và hậu quả khi trễ
Mỗi hãng tàu và mỗi cảng đặt giờ cụ thể khác nhau, ghi trên xác nhận đặt chỗ. Tên gọi và ý nghĩa thì gần như thống nhất:
| Mốc | Nội dung | Nếu trễ |
|---|---|---|
| Hạn lấy vỏ rỗng | Khoảng thời gian được phép nhận container rỗng tại bãi | Có thể bị tính phí lưu vỏ hoặc phải đặt lại |
| Hạn nộp hướng dẫn vận đơn (SI cut-off) | Thông tin để hãng tàu lập vận đơn và bản kê khai hàng | Phí sửa đổi, có khi không kịp khai báo hàng hoá cho cảng đích |
| Hạn VGM | Khối lượng container đã xác minh | Container không được xếp lên tàu |
| Hạn hạ bãi (CY cut-off) | Container có hàng phải vào cảng | Rớt tàu, chờ chuyến sau, phát sinh phí lưu bãi |
| Hạn thông quan | Tờ khai phải hoàn tất trước khi cảng chốt danh sách xếp | Container nằm bãi dù đã hạ đúng giờ |
| Ngày tàu chạy (ETD) | Thời điểm dự kiến rời cảng | Căn cứ ngày giao hàng trong hợp đồng và thư tín dụng |
Ngày giao hàng ghi trên vận đơn (ngày xếp hàng lên tàu) mới là ngày được tính khi đối chiếu với hạn giao trong hợp đồng hoặc thư tín dụng, không phải ngày đóng hàng hay ngày hạ bãi. Rớt tàu một tuần có thể biến một bộ chứng từ hoàn hảo thành bộ chứng từ có sai biệt.
Sau khi tàu chạy: vận đơn, chứng từ và đồng tiền cuối cùng
Trước khi tàu chạy, hãng tàu hoặc forwarder gửi bản nháp vận đơn để người gửi kiểm tra. Đây là lần sửa cuối cùng miễn phí hoặc rẻ: đọc từng ký tự tên người nhận, địa chỉ, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng, số container và seal, cảng xếp, cảng dỡ, số bản gốc. Sau khi tàu chạy, vận đơn chính thức được phát hành; người gửi thanh toán cước (nếu trả trước) và phí địa phương để nhận bản gốc hoặc yêu cầu giao hàng không cần vận đơn gốc theo thoả thuận với người mua.
Tiếp theo là các chứng từ phụ: giấy chứng nhận xuất xứ nếu người mua cần hưởng ưu đãi thuế quan, giấy chứng nhận bảo hiểm nếu bán theo CIF hoặc CIP, các giấy chứng nhận kiểm dịch, hun trùng, chất lượng theo yêu cầu. Một số chứng từ chỉ cấp được sau khi có vận đơn vì cần số vận đơn hoặc ngày tàu chạy, nên chuỗi này thường mất thêm vài ngày làm việc.
Cuối cùng, bộ chứng từ được gửi đi theo đúng phương thức thanh toán: xuất trình qua ngân hàng nếu dùng thư tín dụng hoặc nhờ thu, chuyển phát trực tiếp cho người mua nếu đã nhận đủ tiền, hoặc giao hàng bằng điện giao hàng khi người mua đã thanh toán. Người bán chỉ nên coi lô hàng là đóng lại khi tiền đã về tài khoản, chứng từ đầu ra đã khớp với tờ khai, và hồ sơ được lưu đủ để phục vụ kiểm tra sau thông quan, hoàn thuế hoặc khấu trừ thuế đầu vào theo quy định hiện hành.
Những điểm gãy hay gặp và cách phòng
Hàng sẵn sàng muộn hơn lịch đặt chỗ. Nhà máy báo xong hàng đúng hạn nhưng khâu kiểm hàng của người mua hoặc của bên giám định thứ ba phát hiện lỗi, phải sửa. Cách phòng: hẹn kiểm hàng trước ngày đóng ít nhất vài ngày, và chỉ đặt chỗ chắc khi kết quả sản xuất đã rõ.
Mô tả hàng không nhất quán giữa các chứng từ. Hoá đơn ghi một tên, tờ khai ghi tên khác, vận đơn ghi tên thứ ba. Với hải quan, đây là dấu hiệu khai sai; với ngân hàng, đây là sai biệt chứng từ. Cách phòng: chốt một mô tả chuẩn cho mỗi mã hàng và dùng chung cho mọi chứng từ.
Không chừa thời gian cho kiểm tra chuyên ngành hoặc luồng đỏ. Lịch đóng hàng sát hạn hạ bãi chỉ đúng khi mọi thứ trơn tru. Một lần kiểm tra thực tế có thể ngốn nửa ngày đến một ngày.
Nhầm người nhận hàng trên vận đơn. Ghi thẳng tên người mua trong khi điều khoản thanh toán yêu cầu vận đơn theo lệnh ngân hàng là mất quyền kiểm soát hàng. Đọc kỹ yêu cầu về người nhận trong hợp đồng hoặc thư tín dụng trước khi nộp hướng dẫn vận đơn.
Không lưu ảnh đóng hàng và số seal. Khi người mua khiếu nại thiếu hàng hay hỏng hàng, bộ ảnh có dấu thời gian và số seal là bằng chứng rẻ nhất mà người bán có thể tự tạo ra.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có được xuất khẩu ngay không?
Về nguyên tắc, thương nhân Việt Nam được quyền xuất khẩu hàng hoá không thuộc diện cấm, tạm ngừng hoặc phải có giấy phép mà không cần đăng ký riêng ngành nghề xuất khẩu. Tuy vậy, mặt hàng có điều kiện vẫn cần giấy phép hoặc chứng nhận tương ứng. Nên kiểm danh mục hàng hoá theo quy định hiện hành trước khi ký hợp đồng.
Có bắt buộc thuê forwarder khi xuất khẩu không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể đặt chỗ trực tiếp với hãng tàu và tự khai hải quan nếu có nhân sự và chữ ký số. Forwarder đáng giá khi lô hàng nhỏ, cần gom hàng lẻ, cần dịch vụ trọn gói hoặc cần giá cước tốt hơn nhờ khối lượng gộp của họ trên tuyến đó.
Hàng lẻ (LCL) có quy trình khác hàng nguyên container ở đâu?
Khác chủ yếu ở khâu giao hàng. Người gửi đưa hàng tới kho gom hàng của forwarder theo hạn nhận hàng của kho, thay vì tự lấy vỏ và đóng tại xưởng. Forwarder đóng chung với hàng của nhiều chủ khác và phát hành vận đơn của mình. Thời gian thường dài hơn vì phải chờ đủ hàng và tách hàng ở cảng đích.
Nếu tàu bị hoãn hoặc đổi tàu thì ngày giao hàng tính thế nào?
Ngày được tính là ngày hàng thực tế được xếp lên tàu ghi trên vận đơn. Khi hãng tàu đổi lịch, người bán nên báo người mua bằng văn bản ngay khi biết và đề nghị sửa đổi hạn giao trong hợp đồng hoặc thư tín dụng nếu có nguy cơ trễ, thay vì chờ tới khi chứng từ bị từ chối.
Bao lâu sau khi tàu chạy thì nên gửi bộ chứng từ?
Càng sớm càng tốt, và phải trong thời hạn xuất trình nếu dùng thư tín dụng. Với tuyến ngắn như Việt Nam đi Trung Quốc, Hàn Quốc hay Nhật Bản, hàng có thể tới trước chứng từ nếu người bán chậm, khiến người mua tốn phí lưu bãi và dễ nảy sinh tranh cãi.
Có cần lưu hồ sơ lô hàng sau khi đã nhận tiền không?
Có. Hồ sơ hải quan, chứng từ thanh toán và chứng từ vận tải phục vụ kiểm tra sau thông quan, quyết toán thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng và giải quyết khiếu nại. Thời hạn lưu trữ theo quy định hiện hành về hải quan và kế toán; nên lưu cả bản điện tử có tổ chức theo số lô.