Nhập khẩu một lô hàng gồm năm bước chính: kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký, ký hợp đồng và thanh toán, theo dõi hàng và nhận thông báo hàng đến, làm thủ tục hải quan cùng kiểm tra chuyên ngành nếu có, rồi nhận hàng và trả vỏ container. Bước đầu tiên quyết định lô hàng có vào được Việt Nam hay không; bước cuối quyết định tổng chi phí có bị đội lên vì phí lưu bãi, lưu vỏ hay không.
Người nhập khẩu chịu nhiều rủi ro thủ tục hơn người xuất khẩu, vì hàng đến lãnh thổ Việt Nam là lúc mọi yêu cầu về giấy phép, nhãn hàng hoá, tiêu chuẩn, kiểm dịch và thuế được áp dụng. Một mặt hàng mua được ở nước ngoài, thậm chí đã có người khác nhập về, chưa chắc lô hàng của bạn sẽ thông quan suôn sẻ nếu hồ sơ thiếu một giấy tờ nhỏ.
Phần dưới đi theo thứ tự thời gian của một lô hàng container đường biển. Các điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán đã có phân tích riêng ở Trung Tâm Hợp Tác, nên ở đây chỉ nói chúng ảnh hưởng đến việc của người mua ra sao.
Bước một: kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt cọc
Mọi kiểm tra quan trọng nhất phải xong trước khi chuyển đồng tiền đầu tiên, vì sau đó bạn không còn quyền mặc cả. Danh mục tối thiểu:
- Mã HS dự kiến của từng mặt hàng, vì gần như mọi chính sách, từ thuế suất tới yêu cầu kiểm tra, đều gắn với mã số. Nếu không chắc, có thể đề nghị cơ quan hải quan xác định trước mã số theo thủ tục hiện hành.
- Hàng có thuộc diện cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu hoặc phải có giấy phép của bộ, ngành quản lý hay không. Hàng đã qua sử dụng như máy móc, thiết bị có quy định riêng.
- Hàng có phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch động vật, thực vật, đo lường, hiệu suất năng lượng…) và cơ quan nào kiểm tra, cần đăng ký trước hay sau khi hàng về.
- Yêu cầu nhãn hàng hoá: hàng nhập khẩu lưu thông tại Việt Nam phải có nhãn đáp ứng quy định, thường cần nhãn phụ tiếng Việt và ghi xuất xứ đúng cách. Nhãn gốc ghi sai xuất xứ có thể gây rắc rối ngay ở khâu kiểm tra hải quan.
- Ưu đãi thuế quan: nước xuất khẩu có hiệp định thương mại với Việt Nam không, người bán có cấp được giấy chứng nhận xuất xứ đúng mẫu không.
- Thuế và các khoản phải nộp ước tính để đưa vào giá vốn, kiểm trên biểu thuế hiện hành chứ không dựa vào lời người bán.
Cách làm thực tế: lập một tờ thông tin cho mỗi mặt hàng mới, ghi mã HS, căn cứ áp mã, chính sách, cơ quan kiểm tra, giấy tờ cần người bán cung cấp. Tờ này dùng lại được cho các lô sau và là tài liệu bàn giao khi đổi nhân sự.
Bước hai: hợp đồng, thanh toán và những gì cần đòi người bán
Từ góc người mua, hợp đồng không chỉ là giá và số lượng mà còn là danh sách chứng từ bạn cần để thông quan và hưởng ưu đãi. Hãy ghi rõ trong hợp đồng: hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói ghi mô tả hàng đủ chi tiết để áp mã, giấy chứng nhận xuất xứ đúng mẫu theo hiệp định, giấy chứng nhận chất lượng hoặc phân tích của nhà sản xuất nếu hàng phải kiểm tra, tài liệu kỹ thuật nếu hàng là máy móc. Người bán thường sẵn lòng cấp khi được yêu cầu từ đầu, và rất chậm khi được yêu cầu bổ sung lúc hàng đã đi.
Điều kiện giao hàng quyết định ai thuê tàu và ai chịu phí ở cảng đến. Mua theo FOB hoặc FCA, bạn hoặc forwarder bạn chỉ định thuê vận tải chặng chính, nên bạn kiểm soát lịch tàu và cước nhưng cũng phải theo dõi hàng ngay từ cảng đi. Mua theo CIF hay CFR, người bán thuê tàu và trả cước, nhưng phần phí địa phương tại cảng Việt Nam vẫn do người nhận trả và có khi cao bất thường. Đây là khoản người mới nhập hàng hay bị bất ngờ.
Về thanh toán, khi đặt cọc hoặc trả trước toàn bộ, rủi ro dồn về phía người mua. Với nhà cung cấp mới, nên dùng phương thức mà tiền chỉ trả khi có bằng chứng hàng đã giao, như thanh toán đối ứng với bản sao vận đơn đã kiểm, nhờ thu hoặc thư tín dụng, kèm kiểm hàng trước khi đóng nếu giá trị lô lớn.
Bước ba: theo dõi hàng, thông báo hàng đến và lệnh giao hàng
Khi tàu sắp cập cảng, hãng tàu hoặc forwarder gửi thông báo hàng đến (arrival notice) cho bên được thông báo trên vận đơn. Thông báo nêu tên tàu, ngày dự kiến đến, số container, cảng dỡ, nơi hàng sẽ được lưu và các khoản phí phải trả để nhận hàng. Nếu đến ngày dự kiến mà chưa nhận được thông báo, hãy chủ động liên hệ: tên người nhận sai một chữ hay địa chỉ thư điện tử cũ đủ để thông báo đi lạc.
Để nhận hàng, bạn đổi lệnh giao hàng (delivery order, thường gọi D/O). Thủ tục cơ bản: xuất trình vận đơn gốc đã ký hậu đúng cách, hoặc xác nhận hàng đã được giải phóng không cần vận đơn gốc nếu người bán đã làm điện giao hàng; nộp giấy giới thiệu; thanh toán phí địa phương như phí xếp dỡ tại cảng, phí chứng từ, phí vệ sinh container, phí cân bằng container tuỳ hãng. Nếu vận đơn là của forwarder, bạn đổi lệnh tại forwarder; họ lại đổi lệnh với hãng tàu bằng vận đơn chủ của họ.
Một chuẩn bị nên làm sớm là nhận bản sao vận đơn từ người bán ngay khi tàu chạy và tự đọc kỹ: tên người nhận, bên được thông báo, cảng dỡ, số container, mô tả hàng. Mọi sai sót phát hiện lúc này còn sửa được với hãng tàu trước khi tàu đến; phát hiện khi đã cập cảng thì vừa tốn phí sửa vừa mất ngày.
Bước bốn: khai hải quan, nộp thuế và kiểm tra chuyên ngành
Thứ tự công việc có thể chồng lên nhau, nhưng logic chung như sau:
- Đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện phải kiểm tra. Tuỳ mặt hàng, có loại phải có kết quả trước khi thông quan, có loại được đưa hàng về bảo quản chờ kết quả theo quy định.
- Khai tờ khai nhập khẩu điện tử dựa trên hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và kết quả hoặc giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Khai mã HS, trị giá, xuất xứ và các thông tin khác; mỗi trường đều có trách nhiệm pháp lý của người khai.
- Nhận kết quả phân luồng và xử lý theo luồng: nộp hồ sơ giấy hoặc điện tử khi được yêu cầu, chuẩn bị đưa hàng đi kiểm tra thực tế nếu luồng đỏ.
- Nộp thuế và các khoản thu theo tờ khai, hoặc được bảo lãnh nộp thuế theo quy định. Thông quan chỉ hoàn tất khi nghĩa vụ tài chính đã được đáp ứng hoặc bảo lãnh.
- Làm thủ tục ra cổng cảng: lấy phiếu giao nhận container, thanh toán phí nâng hạ của cảng, bố trí xe kéo về kho.
Chi tiết về phân luồng, xác định trị giá hải quan và tranh chấp mã HS được viết ở danh mục Thủ tục hải quan. Ở mức quy trình, nguyên tắc là chuẩn bị hồ sơ sao cho người kiểm tra không cần hỏi thêm: mô tả hàng rõ, tài liệu kỹ thuật sẵn, hình ảnh sản phẩm có sẵn khi được yêu cầu.
Bước năm: nhận hàng, trả vỏ và các loại phí thời gian
Sau khi thông quan, đồng hồ phí tiếp tục chạy. Có ba khoản khác nhau mà người nhập khẩu hay nhầm:
| Khoản phí | Tính cho cái gì | Cách giảm |
|---|---|---|
| Phí lưu container tại bãi cảng (demurrage) | Container có hàng nằm trong cảng quá số ngày miễn phí của hãng tàu | Chuẩn bị hồ sơ trước khi tàu đến, đăng ký kiểm tra sớm, xin thêm ngày miễn phí khi đặt hàng |
| Phí lưu vỏ ngoài cảng (detention) | Container đã kéo về kho nhưng chưa trả vỏ rỗng về bãi đúng hạn | Lên lịch dỡ hàng ngay khi container về, bố trí đủ nhân lực và xe nâng |
| Phí lưu bãi của cảng (storage) | Cảng tính cho việc chiếm diện tích bãi, độc lập với phí của hãng tàu | Lấy hàng sớm; kiểm tra biểu phí cảng cụ thể |
Một số hãng tàu gộp hai khoản đầu thành một gói ngày miễn phí chung. Với hàng phải kiểm tra chuyên ngành kéo dài, hãy thương lượng số ngày miễn phí ngay từ lúc đặt chỗ hoặc lúc mua hàng, vì sau khi tàu đến thì gần như không còn đòn bẩy. Khi trả vỏ, ghi nhận tình trạng container; vỏ bị hỏng hay bẩn có thể bị tính phí sửa chữa, vệ sinh.
Tính chi phí nhập khẩu thật: ví dụ giả định
Giá mua trên hoá đơn chỉ là điểm xuất phát. Chi phí hàng về đến kho (landed cost) bằng giá mua cộng cước và bảo hiểm nếu bạn tự chịu, cộng thuế nhập khẩu và các loại thuế, phí khác theo quy định, cộng phí địa phương ở cảng, phí khai hải quan và kiểm tra chuyên ngành, cộng vận chuyển nội địa và chi phí tài chính trong thời gian tiền nằm trong hàng.
Ví dụ giả định: một lô hàng mua theo FOB trị giá 20.000 USD. Người mua tự thuê tàu với chi phí cước và bảo hiểm 1.500 USD. Trị giá tính thuế theo quy định Việt Nam thường gồm cả chi phí vận tải và bảo hiểm đến cửa khẩu nhập đầu tiên, nên là 21.500 USD. Giả sử thuế nhập khẩu theo biểu là một tỷ lệ nào đó, thuế giá trị gia tăng tính trên trị giá cộng thuế nhập khẩu. Cộng thêm phí địa phương, dịch vụ khai báo, kiểm tra và xe kéo. Cuối cùng lấy tổng chia cho số đơn vị hàng sẽ ra giá vốn mỗi đơn vị, thường cao hơn giá mua đáng kể.
Hai bài học từ phép tính: thứ nhất, thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu phải nộp ngay nhưng thường được khấu trừ sau, nên nó là gánh nặng dòng tiền chứ không chỉ là chi phí; thứ hai, phí địa phương và phí lưu bãi là khoản biến động nhất, nên dự toán phải có dòng dự phòng. Đừng lấy thuế suất từ lời kể; hãy tra biểu thuế hiện hành theo đúng mã HS và kiểm tra ưu đãi theo hiệp định nếu có giấy chứng nhận xuất xứ.
Câu hỏi thường gặp
Cá nhân có được nhập khẩu hàng để kinh doanh không?
Hoạt động nhập khẩu thương mại thường do doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có đăng ký thực hiện. Cá nhân mua hàng tiêu dùng qua chuyển phát hoặc hành lý áp dụng quy định riêng về định mức và thủ tục. Nếu định kinh doanh lâu dài, nên đăng ký pháp nhân phù hợp và kiểm quy định hiện hành.
Hàng đến cảng mà chưa có vận đơn gốc thì làm sao?
Không thể đổi lệnh giao hàng nếu vận đơn là loại phải xuất trình bản gốc. Có thể đề nghị người bán làm điện giao hàng, hoặc dùng thư bảo lãnh ngân hàng để nhận hàng theo chấp thuận của hãng tàu. Cả hai cách đều cần thời gian, trong khi phí lưu container vẫn tính.
Ai trả phí local charge ở cảng Việt Nam khi mua theo CIF?
Theo thông lệ, phí phát sinh tại cảng dỡ sau khi hàng được dỡ khỏi tàu do người nhận hàng trả, kể cả khi người bán đã trả cước. Mức phí do hãng tàu hoặc forwarder công bố. Nên hỏi trước mức phí cụ thể trên tuyến và đưa vào dự toán để tránh bất ngờ.
Có nên nhận hàng về kho trước rồi mới làm kiểm tra chuyên ngành?
Chỉ khi quy định cho phép đưa hàng về bảo quản đối với mặt hàng đó và bạn đáp ứng điều kiện kho bãi. Khi được đưa về, hàng chưa được lưu thông hay sử dụng cho tới khi có kết quả đạt. Vi phạm điều này là lỗi nghiêm trọng, nên kiểm kỹ quy định hiện hành.
Làm sao biết trước lô hàng có bị luồng đỏ không?
Không thể biết trước, vì phân luồng do hệ thống quản lý rủi ro của hải quan quyết định dựa trên nhiều tiêu chí như lịch sử doanh nghiệp, mặt hàng, xuất xứ và hồ sơ. Cách duy nhất là luôn khai đúng, nhất quán và giữ lịch sử tuân thủ tốt.
Nhập hàng mẫu số lượng nhỏ có phải làm thủ tục như hàng thương mại không?
Hàng mẫu vẫn phải làm thủ tục hải quan, nhưng có thể được áp dụng thủ tục hoặc chính sách riêng tuỳ loại và trị giá. Hàng mẫu gửi qua chuyển phát nhanh thường do công ty chuyển phát khai báo thay. Nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, mẫu cũng có thể bị yêu cầu tương ứng.