Vận đơn đường biển (bill of lading, B/L) là chứng từ do người chuyên chở hoặc đại diện của họ phát hành cho người gửi hàng, có ba chức năng: biên lai xác nhận đã nhận hàng, bằng chứng của hợp đồng vận chuyển, và chứng từ sở hữu cho phép người cầm bản gốc hợp lệ nhận hàng tại cảng đến. Chức năng thứ ba khiến vận đơn trở thành chứng từ quan trọng nhất trong thanh toán quốc tế: kiểm soát vận đơn gốc là kiểm soát hàng.
Vì vậy người bán chưa nhận đủ tiền không nên để vận đơn gốc rơi vào tay người mua, và ngân hàng trong thư tín dụng luôn yêu cầu vận đơn được lập theo cách giữ quyền kiểm soát cho họ. Ngược lại, khi hai bên đã tin nhau hoặc tiền đã trả, việc dùng chứng từ không mang chức năng sở hữu như giấy gửi hàng đường biển hay điện giao hàng giúp hàng được nhận nhanh hơn.
Ở Việt Nam, vận đơn đường biển được điều chỉnh bởi Bộ luật Hàng hải và các điều ước, tập quán quốc tế mà các bên lựa chọn. Bài này giải thích các loại vận đơn, sự khác nhau giữa vận đơn chủ và vận đơn thứ cấp, và cách đọc từng ô trước khi chấp nhận bản nháp.
Ba chức năng và vì sao chức năng sở hữu quan trọng nhất
Biên lai nhận hàng. Vận đơn ghi người chuyên chở đã nhận số kiện nào, tình trạng bên ngoài ra sao. Nếu không có ghi chú xấu, vận đơn được coi là "sạch", tức hàng được nhận trong tình trạng bề ngoài tốt. Với hàng container do người gửi tự đóng, người chuyên chở thường ghi các cụm như "người gửi tự xếp, đếm và niêm phong", nghĩa là họ không xác nhận nội dung bên trong.
Bằng chứng hợp đồng vận chuyển. Các điều khoản in ở mặt sau hoặc dẫn chiếu tới điều kiện vận chuyển của hãng quy định trách nhiệm, giới hạn bồi thường, luật áp dụng. Về trách nhiệm người chuyên chở, nhiều hãng dẫn chiếu Quy tắc Hague hoặc Hague-Visby; Quy tắc Hamburg năm 1978 và Quy tắc Rotterdam năm 2008 cũng tồn tại nhưng phạm vi áp dụng hẹp hơn.
Chứng từ sở hữu. Người chuyên chở chỉ giao hàng tại cảng đến cho người xuất trình vận đơn gốc hợp lệ. Vì thế vận đơn có thể được mua bán, cầm cố: bán hàng trên đường đi bằng cách chuyển nhượng vận đơn, hoặc ngân hàng giữ vận đơn làm bảo đảm cho khoản thanh toán. Đây là cơ chế giúp hai bên ở hai quốc gia không tin nhau vẫn giao dịch được thông qua ngân hàng.
Hiểu ba chức năng này giúp trả lời hầu hết câu hỏi thực tế: vì sao vận đơn phải ghi đúng người nhận, vì sao mất vận đơn gốc là chuyện lớn, vì sao hãng tàu giao hàng không cần vận đơn gốc lại phải đòi thư bảo đảm.
Phân loại vận đơn theo các tiêu chí thường gặp
Một vận đơn cụ thể có thể thuộc nhiều loại cùng lúc, ví dụ vận đơn đã xếp hàng, sạch, theo lệnh, do forwarder phát hành:
| Tiêu chí | Các loại | Ý nghĩa thực tế |
|---|---|---|
| Thời điểm xác nhận | Vận đơn đã xếp hàng; vận đơn nhận hàng để xếp | Thư tín dụng thường yêu cầu vận đơn đã xếp hàng, hoặc vận đơn nhận hàng có ghi chú ngày xếp |
| Tình trạng hàng | Vận đơn sạch; vận đơn có ghi chú xấu | Vận đơn có ghi chú về bao bì rách, hàng ướt thường bị ngân hàng từ chối |
| Người nhận | Đích danh; theo lệnh; vô danh | Quyết định ai có quyền nhận hàng và vận đơn có chuyển nhượng được không |
| Người phát hành | Vận đơn chủ của hãng tàu; vận đơn thứ cấp của forwarder | Quyết định bạn đổi lệnh giao hàng ở đâu và khiếu nại ai |
| Hành trình | Đi thẳng; chở suốt có chuyển tải; vận tải đa phương thức | Ảnh hưởng tới điều khoản chuyển tải trong thư tín dụng |
| Hình thức | Bản giấy gốc; điện giao hàng; giấy gửi hàng đường biển; vận đơn điện tử | Quyết định tốc độ nhận hàng và mức kiểm soát |
Khi đọc yêu cầu vận đơn trong hợp đồng hoặc thư tín dụng, hãy xác định đủ từng tiêu chí trên. Phần lớn sai sót đến từ việc chỉ đọc chữ "B/L" mà bỏ qua yêu cầu về người nhận và hình thức.
Vận đơn đích danh, theo lệnh và cách ký hậu
Vận đơn đích danh ghi tên một người nhận cụ thể; chỉ người đó nhận được hàng. Ở nhiều hệ thống pháp luật, vận đơn đích danh không chuyển nhượng được bằng ký hậu. Dùng khi người mua đã thanh toán hoặc khi hàng gửi cho chi nhánh, công ty mẹ.
Vận đơn theo lệnh ghi người nhận là "theo lệnh của" một bên, thường là người gửi hàng hoặc một ngân hàng. Người có tên trong lệnh chuyển quyền nhận hàng bằng cách ký hậu, tức ký vào mặt sau vận đơn, chỉ định người tiếp theo hoặc ký để trống. Đây là dạng phổ biến trong thanh toán thư tín dụng: ngân hàng của người mua giữ quyền kiểm soát cho tới khi người mua thanh toán, rồi ký hậu hoặc giao vận đơn cho người mua.
Vận đơn vô danh không ghi người nhận cụ thể hoặc được ký hậu để trống; ai cầm bản gốc là người nhận. Dạng này rủi ro cao vì mất vận đơn là mất hàng, nên hiếm khi được khuyến khích.
Lỗi điển hình của doanh nghiệp mới: hợp đồng thanh toán trả sau một phần nhưng vận đơn ghi đích danh người mua và giao luôn bản gốc, khiến người bán mất đòn bẩy duy nhất để đòi phần tiền còn lại. Nguyên tắc: chừng nào chưa nhận đủ tiền, đừng để người mua có trong tay phương tiện nhận hàng.
Vận đơn chủ (master) và vận đơn thứ cấp (house)
Khi bạn gửi hàng qua forwarder, thường có hai lớp vận đơn. Hãng tàu phát hành vận đơn chủ cho forwarder, trong đó forwarder hoặc đại lý của họ là người gửi và người nhận. Forwarder phát hành vận đơn thứ cấp cho bạn, trong đó bạn là người gửi và người mua của bạn là người nhận. Với hàng lẻ, một vận đơn chủ có thể chứa hàng của nhiều vận đơn thứ cấp.
Hệ quả thực tế: người mua của bạn đổi lệnh giao hàng tại đại lý của forwarder ở cảng đến, không phải tại hãng tàu. Nếu forwarder hoặc đại lý của họ có vấn đề về tài chính, hàng có thể bị kẹt dù bạn đã trả cước. Khi có tổn thất, bạn khiếu nại forwarder theo vận đơn thứ cấp; forwarder khiếu nại hãng tàu theo vận đơn chủ.
Forwarder phát hành vận đơn của mình với tư cách người chuyên chở không có tàu thường được gọi là NVOCC. Về mặt pháp lý, họ chịu trách nhiệm như người chuyên chở đối với chủ hàng. Ngân hàng chấp nhận vận đơn của forwarder dưới thư tín dụng khi nó thể hiện người phát hành là người chuyên chở hoặc đại lý có tên của người chuyên chở, theo các quy tắc của UCP 600; nếu thư tín dụng cấm vận đơn của forwarder thì phải dùng vận đơn hãng tàu.
Không có lựa chọn nào luôn tốt hơn. Vận đơn hãng tàu cho kiểm soát trực tiếp hơn; vận đơn forwarder cho phép gom hàng lẻ, linh hoạt dịch vụ và đôi khi giá tốt hơn. Điều quan trọng là biết mình đang cầm loại nào để biết khi có việc thì gọi ai.
Bản gốc, điện giao hàng và giấy gửi hàng đường biển
Bộ vận đơn gốc. Thường phát hành ba bản gốc, gọi là bộ đầy đủ. Xuất trình một bản gốc hợp lệ là đủ để nhận hàng, các bản còn lại hết giá trị. Vì vậy thư tín dụng hay yêu cầu xuất trình trọn bộ bản gốc, để không có bản nào nằm ngoài kiểm soát của ngân hàng.
Điện giao hàng. Người gửi nộp lại bộ vận đơn gốc cho hãng tàu hoặc forwarder ở cảng đi, đề nghị giao hàng cho người nhận tại cảng đến không cần xuất trình bản gốc. Vận đơn được đóng dấu đã thu hồi và hãng tàu gửi thông báo cho đại lý ở cảng đến. Cách này nhanh, phù hợp tuyến ngắn khi người mua đã thanh toán.
Giấy gửi hàng đường biển. Là chứng từ vận tải không mang chức năng sở hữu ngay từ đầu; hàng được giao cho người nhận có tên khi họ chứng minh danh tính. Phù hợp giao dịch giữa các bên tin nhau hoặc trong cùng tập đoàn. Ủy ban Hàng hải Quốc tế (CMI) đã có bộ quy tắc thống nhất về giấy gửi hàng đường biển năm 1990.
Vận đơn điện tử. Thay bản giấy bằng bản ghi điện tử trên nền tảng được các bên chấp nhận, giữ được chức năng chuyển nhượng. Đang mở rộng dần; khả năng dùng phụ thuộc vào việc hãng tàu, ngân hàng và luật nước liên quan có công nhận hay không.
Đọc bản nháp vận đơn: những ô phải kiểm
Bản nháp là cơ hội cuối để sửa với chi phí thấp. Kiểm theo thứ tự sau và đối chiếu với hợp đồng, thư tín dụng, phiếu đóng gói:
- Người gửi hàng: đúng tên pháp lý, đúng yêu cầu của thư tín dụng nếu có.
- Người nhận hàng: đích danh, theo lệnh ai, viết đúng từng chữ như yêu cầu.
- Bên được thông báo: thường là người mua hoặc đại lý của họ, có địa chỉ liên hệ đủ để nhận thông báo hàng đến.
- Tên tàu, số chuyến, cảng xếp, cảng dỡ, nơi giao hàng cuối nếu vận tải đa phương thức.
- Mô tả hàng, số kiện, trọng lượng cả bì, thể tích: khớp phiếu đóng gói, mô tả có thể chung nhưng không mâu thuẫn hoá đơn.
- Số container, số seal: khớp thực tế đóng hàng.
- Cước trả trước hay trả sau: phù hợp điều kiện giao hàng; bán theo CIF mà vận đơn ghi cước trả sau là mâu thuẫn.
- Số bản gốc, nơi và ngày phát hành, ghi chú đã xếp hàng lên tàu kèm ngày.
Sau khi tàu chạy, mọi sửa đổi đều phải qua hãng tàu và có phí, có trường hợp phải thu hồi toàn bộ bản gốc đã phát hành. Với hàng đã khai báo hàng hoá trước cho cảng đích, sửa muộn còn có thể bị cơ quan nước nhập khẩu phạt.
Câu hỏi thường gặp
Mất vận đơn gốc thì nhận hàng thế nào?
Hãng tàu thường chỉ giao hàng khi người nhận cung cấp thư bảo đảm có ngân hàng bảo lãnh, cam kết bồi thường nếu có người khác xuất trình bản gốc sau đó. Mức bảo lãnh thường lớn và thời hạn dài. Thủ tục cụ thể tuỳ hãng và luật áp dụng.
Hãng tàu có được giao hàng khi không có vận đơn gốc không?
Về nguyên tắc, với vận đơn phải xuất trình bản gốc, giao hàng không cần bản gốc khiến người chuyên chở chịu trách nhiệm với người cầm bản gốc hợp lệ. Vì thế họ chỉ làm khi có thư bảo đảm hoặc người gửi đã làm thủ tục điện giao hàng.
Ngày phát hành vận đơn và ngày xếp hàng có khác nhau không?
Có thể khác. Vận đơn đã xếp hàng thường lấy ngày phát hành làm ngày giao hàng, trừ khi có ghi chú xếp hàng riêng ghi ngày khác; khi đó ngày ghi chú được coi là ngày giao hàng. Kiểm kỹ khi đối chiếu với hạn giao hàng.
Vận đơn ghi người gửi tự xếp, đếm và niêm phong có nghĩa là gì?
Nghĩa là người chuyên chở chỉ xác nhận đã nhận container niêm phong, không xác nhận số lượng hay tình trạng hàng bên trong. Nếu container đến nguyên seal mà thiếu hàng, người gửi khó khiếu nại người chuyên chở, nên ảnh và biên bản đóng hàng rất quan trọng.
Có nên đề nghị vận đơn ghi chú chi tiết về chất lượng hàng không?
Không nên. Vận đơn chỉ nên mô tả hàng ở mức cần thiết và tình trạng bề ngoài. Thêm thông tin chất lượng không cần thiết có thể tạo mâu thuẫn với chứng từ khác hoặc bị hiểu là ghi chú xấu, khiến bộ chứng từ phát sinh sai biệt.
Vận đơn hàng không có phải chứng từ sở hữu không?
Không. Vận đơn hàng không chỉ là bằng chứng hợp đồng vận chuyển và biên lai nhận hàng, không chuyển nhượng được và hàng được giao cho người nhận có tên. Vì thế khi bán hàng không cho khách mới, người bán thường ghi người nhận là ngân hàng hoặc yêu cầu thanh toán trước.