Forwarder (người giao nhận vận tải, freight forwarder) là doanh nghiệp tổ chức việc vận chuyển hàng hoá thay cho chủ hàng: đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không, gom hàng lẻ, sắp xếp vận tải nội địa, làm hoặc thu xếp thủ tục hải quan, lập chứng từ và theo dõi lô hàng tới đích. Họ thường không sở hữu tàu hay máy bay, mà mua chỗ của người chuyên chở rồi bán lại kèm dịch vụ.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, forwarder thường là đối tác vận hành quan trọng nhất của hoạt động xuất nhập khẩu, đôi khi quan trọng hơn cả hãng tàu. Nhưng thuật ngữ trong ngành dễ gây nhầm: forwarder, NVOCC, đại lý hãng tàu, đại lý hải quan, công ty logistics nhiều khi là cùng một doanh nghiệp đóng nhiều vai, và trách nhiệm pháp lý thay đổi theo vai họ đang đóng trong từng lô hàng.
Bài này tách bạch các vai trò trong một lô hàng, giải thích forwarder chịu trách nhiệm gì khi là đại lý và khi là người chuyên chở, và đưa ra một quy trình chọn forwarder dựa trên tiêu chí chứ không chỉ dựa trên giá cước.
Forwarder từ đâu ra và làm gì trong chuỗi vận tải
Nghề giao nhận hình thành từ nhu cầu rất cũ: chủ hàng không thể tự mình thu xếp mọi chặng đường qua nhiều nước, nhiều phương thức. Đến thế kỷ XX, nghề được chuẩn hoá ở quy mô quốc tế; Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA) thành lập năm 1926 tại Vienna, ban hành các mẫu chứng từ như vận đơn FIATA cho vận tải đa phương thức. Ở Việt Nam, các doanh nghiệp giao nhận phát triển mạnh từ khi mở cửa và hội nhập, và tổ chức nghề nghiệp của họ là Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam.
Giá trị cốt lõi của forwarder đến từ ba nguồn. Thứ nhất là khối lượng gộp: họ gom nhu cầu của nhiều chủ hàng nên đàm phán được giá và chỗ với hãng tàu tốt hơn một chủ hàng nhỏ. Thứ hai là mạng lưới đại lý ở cảng đến, giúp xử lý thủ tục, giao hàng chặng cuối mà chủ hàng không có người tại chỗ. Thứ ba là chuyên môn về tuyến, chứng từ, thủ tục, giúp tránh các sai lầm đắt giá.
Đổi lại, khi thêm một lớp trung gian, chủ hàng phụ thuộc vào năng lực và sự minh bạch của forwarder. Một forwarder yếu có thể làm hàng rớt tàu, phát hành chứng từ sai, hoặc trong trường hợp xấu là giữ hàng để đòi khoản tranh chấp.
Các vai trò trong một lô hàng và ai làm gì
Bảng dưới phân vai theo chức năng. Một doanh nghiệp có thể đóng cùng lúc nhiều vai:
| Vai trò | Làm gì | Quan hệ với chủ hàng |
|---|---|---|
| Hãng tàu | Sở hữu hoặc khai thác tàu, phát hành vận đơn chủ, cung cấp container | Chủ hàng có thể đặt chỗ trực tiếp hoặc qua forwarder |
| Đại lý hãng tàu | Đại diện hãng tàu tại một nước: nhận booking, phát hành chứng từ, thu phí, giao lệnh | Làm việc thay mặt hãng tàu, không thay mặt chủ hàng |
| Forwarder với vai đại lý | Thu xếp vận chuyển và dịch vụ nhân danh chủ hàng | Chịu trách nhiệm về sự cẩn trọng trong việc thu xếp, không phải với bản thân việc chở |
| Forwarder với vai NVOCC | Phát hành vận đơn của mình, nhận trách nhiệm như người chuyên chở | Chủ hàng khiếu nại forwarder theo vận đơn thứ cấp |
| Đại lý làm thủ tục hải quan | Khai và làm thủ tục hải quan thay chủ hàng theo uỷ quyền | Hoạt động theo điều kiện kinh doanh do pháp luật hải quan quy định |
| Công ty vận tải nội địa | Xe kéo container, xe tải, sà lan giữa kho, bãi, cảng | Thường do forwarder thuê lại hoặc chủ hàng thuê trực tiếp |
| Cảng, bãi, kho gom hàng | Xếp dỡ, lưu container, đóng rút hàng lẻ | Thu phí theo biểu của họ, độc lập với cước |
Khi có sự cố, câu hỏi đầu tiên luôn là: trong lô này, bên kia đóng vai gì với mình. Cùng một công ty, nếu họ phát hành vận đơn thứ cấp thì trách nhiệm khác hẳn so với khi họ chỉ nhận đặt chỗ hộ.
Forwarder là đại lý hay người chuyên chở: chỗ trách nhiệm thay đổi
Đây là khác biệt quan trọng nhất mà hợp đồng dịch vụ thường bỏ ngỏ. Khi forwarder hoạt động như đại lý, họ thu xếp vận chuyển nhân danh chủ hàng; họ chịu trách nhiệm nếu lựa chọn người chuyên chở cẩu thả hoặc làm sai chỉ dẫn, nhưng không chịu trách nhiệm như người chở về hư hỏng xảy ra trên tàu. Khi họ phát hành vận đơn của mình, tức hoạt động như người chuyên chở theo hợp đồng, họ chịu trách nhiệm với chủ hàng về toàn bộ hành trình ghi trên vận đơn, trong giới hạn bồi thường của điều kiện vận chuyển.
Nhiều forwarder áp dụng điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn của hiệp hội nghề nghiệp hoặc điều kiện riêng, trong đó có giới hạn trách nhiệm theo kilôgam hàng hoặc theo lô và thời hạn khiếu nại ngắn. Chủ hàng ít khi đọc phần này cho tới khi có tổn thất. Với hàng giá trị cao, giới hạn này thường thấp hơn nhiều so với giá trị hàng, nên bảo hiểm hàng hoá là lớp bảo vệ không thay thế được, không phải trách nhiệm của forwarder.
Thực hành tốt: yêu cầu forwarder nói rõ bằng văn bản họ phát hành chứng từ gì cho lô hàng, điều kiện kinh doanh nào áp dụng, giới hạn trách nhiệm bao nhiêu, thời hạn thông báo tổn thất bao lâu. Ghi rõ những điểm này vào hợp đồng khung nếu hai bên làm lâu dài.
Đại lý làm thủ tục hải quan khác forwarder thế nào
Nhiều forwarder ở Việt Nam cung cấp luôn dịch vụ khai hải quan, nhưng về mặt pháp lý đây là một hoạt động có điều kiện riêng. Theo pháp luật hải quan, đại lý làm thủ tục hải quan phải đáp ứng điều kiện do luật định và có nhân viên đủ tiêu chuẩn đứng tên làm thủ tục. Khi bạn thuê một công ty khai hải quan hộ, hãy kiểm tra họ có tư cách đại lý hải quan hợp lệ hay chỉ khai bằng tài khoản và chữ ký số của chính doanh nghiệp bạn.
Sự khác nhau ảnh hưởng tới trách nhiệm. Khi đại lý hải quan đứng tên khai theo hợp đồng đại lý, họ chịu trách nhiệm trong phạm vi được uỷ quyền; doanh nghiệp chủ hàng vẫn chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin cung cấp. Khi một cá nhân hay công ty dịch vụ chỉ dùng chữ ký số của bạn để khai, mọi trách nhiệm pháp lý của tờ khai thuộc về bạn, kể cả khi người khai làm sai.
Vì tờ khai là chứng từ có hậu quả về thuế và có thể bị kiểm tra sau thông quan trong nhiều năm, chủ hàng không nên phó mặc. Ít nhất cần duyệt mã HS, trị giá, xuất xứ và loại hình trước khi truyền tờ khai, và lưu bản tờ khai cùng hồ sơ gốc. Điều kiện cụ thể đối với đại lý hải quan thay đổi theo văn bản, nên kiểm quy định đang có hiệu lực.
Cách chọn forwarder: quy trình năm bước
Giá cước là tiêu chí dễ so nhất nhưng ít khi là tiêu chí quan trọng nhất. Quy trình dưới đây giúp so sánh công bằng:
- Xác định nhu cầu: tuyến chính, phương thức, loại hàng, tần suất, có cần khai hải quan, kho, vận tải nội địa hay không. Một forwarder mạnh tuyến Mỹ chưa chắc mạnh tuyến Trung Đông.
- Lập danh sách ngắn từ giới thiệu của doanh nghiệp cùng ngành, danh sách hội viên của hiệp hội nghề nghiệp, kinh nghiệm thực tế; kiểm tra thông tin đăng ký doanh nghiệp và thời gian hoạt động.
- Xin báo giá theo cùng một mẫu cho cùng một lô giả định: cước chặng chính, phụ phí, phí địa phương hai đầu, phí khai báo, thời hạn hiệu lực, số ngày miễn phí lưu container. Chỉ so tổng chi phí từ cửa tới cửa theo phạm vi giống nhau.
- Đánh giá năng lực vận hành: đại lý ở cảng đến là ai, xử lý sự cố ra sao, có người phụ trách cố định không, thời gian phản hồi, khả năng cung cấp lịch tàu và cập nhật trạng thái.
- Chạy thử với một hai lô nhỏ trước khi giao lô lớn, ghi nhận lỗi chứng từ, độ chính xác của báo giá so với hoá đơn cuối, tốc độ phản hồi.
Dấu hiệu nên dè chừng: báo giá thấp bất thường nhưng không ghi rõ phụ phí, không chịu nói tên đại lý ở cảng đến, đòi chuyển tiền cước vào tài khoản cá nhân, hoặc thay đổi người phụ trách liên tục.
Những việc chủ hàng không nên giao phó hoàn toàn cho forwarder
Forwarder làm được rất nhiều việc, nhưng có ba quyết định mà chủ hàng phải tự nắm, vì hậu quả của chúng rơi vào chủ hàng chứ không vào forwarder. Thứ nhất là mã HS, trị giá và xuất xứ khai báo: forwarder có thể gợi ý, nhưng người chịu thuế truy thu và xử phạt khi khai sai là doanh nghiệp đứng tên tờ khai. Thứ hai là cách lập vận đơn, đặc biệt ô người nhận hàng, vì nó quyết định ai kiểm soát hàng. Thứ ba là bảo hiểm hàng hoá: mua hay không, điều kiện nào, số tiền bao nhiêu phải do người chịu rủi ro theo điều kiện giao hàng quyết định.
Ngoài ba quyết định đó, chủ hàng nên giữ trong tay dữ liệu gốc của lô hàng: hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói đã chốt, bản sao tờ khai, vận đơn và toàn bộ trao đổi thư điện tử. Khi đổi forwarder hoặc khi có tranh chấp, doanh nghiệp không giữ dữ liệu gốc sẽ phải xin lại từ chính bên đang tranh chấp với mình.
Cách phân công gọn nhất là lập một bảng trách nhiệm cho từng loại lô hàng: việc nào forwarder làm và chịu trách nhiệm, việc nào forwarder làm nhưng chủ hàng duyệt, việc nào chủ hàng tự làm. Bảng này được gửi kèm hợp đồng khung và cập nhật khi thay đổi tuyến hoặc dịch vụ.
Rủi ro khi làm việc với forwarder và cách phòng
Phí phát sinh không có trong báo giá. Thường là phí địa phương ở cảng đến do đại lý của forwarder thu từ người mua. Phòng bằng cách yêu cầu báo giá ghi cả phí hai đầu và cam kết bằng văn bản.
Quyền lưu giữ hàng. Theo điều kiện kinh doanh, forwarder thường có quyền giữ hàng hoặc chứng từ khi chủ hàng chưa thanh toán khoản nợ, đôi khi cả khoản của lô khác. Phòng bằng cách đối soát công nợ định kỳ và không để nợ tồn đọng.
Forwarder hoặc đại lý mất khả năng thanh toán. Hãng tàu có thể giữ hàng vì chưa nhận được cước từ forwarder, dù chủ hàng đã trả đủ. Phòng bằng cách chọn đối tác tài chính lành mạnh và theo dõi dấu hiệu chậm trễ bất thường.
Phụ thuộc một đầu mối. Chuyển hết mọi tuyến cho một forwarder giúp đàm phán tốt nhưng tăng rủi ro tập trung. Doanh nghiệp có khối lượng đủ lớn nên duy trì ít nhất hai đối tác cho tuyến chính.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đặt chỗ trực tiếp với hãng tàu thay vì qua forwarder?
Hợp lý khi khối lượng hàng nguyên container đều đặn và đủ lớn để hãng tàu ưu tiên, và doanh nghiệp có người làm chứng từ, theo dõi lịch tàu. Với lô nhỏ, hàng lẻ hoặc tuyến cần dịch vụ chặng cuối, forwarder thường hiệu quả hơn về chi phí và công sức.
Forwarder do người mua chỉ định thì người bán còn quyền gì?
Khi bán theo FOB hay FCA, người mua thường chỉ định forwarder. Người bán vẫn nên yêu cầu bản nháp vận đơn, kiểm cách ghi người nhận, và không giao hàng nếu cách lập vận đơn làm mất quyền kiểm soát hàng trong khi chưa nhận đủ tiền.
NVOCC có phải là forwarder không?
Phần lớn NVOCC là forwarder phát hành vận đơn riêng, nhưng không phải forwarder nào cũng làm vai NVOCC trong mọi lô. Điểm phân biệt là ai phát hành vận đơn và nhận trách nhiệm người chuyên chở. Một số nước có chế độ đăng ký riêng cho NVOCC.
Công ty logistics và forwarder có khác nhau không?
Logistics là khái niệm rộng hơn, bao gồm kho bãi, phân phối, quản lý tồn kho, vận tải nội địa và giao nhận quốc tế. Forwarder là một mảng của logistics. Nhiều doanh nghiệp gọi mình là công ty logistics nhưng thực chất làm giao nhận là chính.
Làm sao kiểm tra forwarder có uy tín không?
Kiểm thông tin đăng ký doanh nghiệp, thời gian hoạt động, tư cách hội viên hiệp hội nghề nghiệp nếu có, hỏi tham khảo doanh nghiệp đã dùng, và yêu cầu tên đại lý ở cảng đến để liên hệ xác minh. Chạy thử lô nhỏ là cách kiểm chứng thực tế nhất.
Forwarder có chịu trách nhiệm khi hàng bị hư hỏng không?
Tuỳ vai trò và điều kiện kinh doanh. Nếu forwarder phát hành vận đơn của mình thì chịu trách nhiệm như người chuyên chở trong giới hạn bồi thường. Nếu chỉ là đại lý thì chịu trách nhiệm về lỗi của chính họ. Giới hạn thường thấp, nên cần mua bảo hiểm hàng hoá riêng.