Commercial invoice (hoá đơn thương mại) là chứng từ người bán lập để đòi tiền người mua sau khi giao hàng, ghi rõ hàng gì, bao nhiêu, đơn giá, tổng trị giá, đồng tiền, điều kiện giao hàng và điều kiện thanh toán. Ngoài chức năng đòi tiền, nó là cơ sở để hải quan hai nước xác định trị giá và mô tả hàng, và là bằng chứng giao dịch khi có tranh chấp hay khiếu nại bảo hiểm.
Hoá đơn thương mại trông đơn giản: một trang, vài dòng hàng, một con số tổng. Nhưng nó là chứng từ bị đọc nhiều nhất trong bộ chứng từ, và mọi chứng từ khác đều được đối chiếu với nó. Sai mô tả trên hoá đơn có thể làm hải quan nước nhập khẩu áp mã khác; sai trị giá dẫn tới nghi vấn khai giá; sai một chữ trong tên người mua có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán dưới thư tín dụng.
Bài này giải thích hoá đơn thương mại cần những nội dung gì, khác các loại hoá đơn khác ra sao, mối quan hệ với hoá đơn điện tử theo quy định Việt Nam, và một quy trình lập, kiểm trước khi phát hành.
Ba chức năng của hoá đơn thương mại
Chứng từ đòi tiền. Hoá đơn ghi số tiền người mua phải trả và theo điều kiện nào. Trong thanh toán bằng nhờ thu hay thư tín dụng, hoá đơn là chứng từ trung tâm mà hối phiếu và các chứng từ khác bám theo; số tiền đòi trên hối phiếu thường bằng trị giá hoá đơn.
Cơ sở khai báo hải quan. Ở cả hai đầu, cơ quan hải quan dùng hoá đơn để biết hàng là gì và giá giao dịch là bao nhiêu. Theo Hiệp định Trị giá Hải quan của WTO, phương pháp xác định trị giá đầu tiên là trị giá giao dịch, tức giá thực tế đã thanh toán hoặc sẽ phải thanh toán, có điều chỉnh theo quy định. Hoá đơn vì vậy phải phản ánh đúng giá thật; hoá đơn khai thấp để giảm thuế là gian lận và để lại dấu vết rất rõ khi đối chiếu với chứng từ thanh toán.
Bằng chứng giao dịch. Khi người mua khiếu nại về số lượng, chất lượng hoặc khi có tổn thất phải đòi bảo hiểm, hoá đơn cùng hợp đồng là căn cứ xác định trị giá thiệt hại. Với doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam, hoá đơn thương mại cùng tờ khai, chứng từ thanh toán còn là bộ hồ sơ chứng minh doanh thu xuất khẩu khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi đề nghị hoàn thuế giá trị gia tăng.
Ba chức năng này giải thích vì sao không có hoá đơn "mẫu chuẩn" cho mọi lô hàng: mỗi người đọc cần thông tin khác nhau, và hoá đơn phải thoả cả ba cùng lúc.
Nội dung một hoá đơn thương mại đầy đủ
Không có mẫu bắt buộc quốc tế, nhưng các trường sau gần như luôn cần. Cột cuối là lỗi hay gặp ở doanh nghiệp mới làm:
| Trường | Ghi thế nào | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Người bán | Tên pháp lý đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế nếu thị trường yêu cầu | Dùng tên giao dịch rút gọn khác với hợp đồng |
| Người mua | Tên và địa chỉ đúng như hợp đồng hoặc thư tín dụng | Lẫn người mua với người nhận hàng khi hai bên khác nhau |
| Số và ngày hoá đơn | Số duy nhất, ngày phù hợp trình tự giao hàng | Đánh lại số khi sửa, dẫn tới hai hoá đơn cùng số |
| Mô tả hàng | Tên thương mại kèm đặc tính đủ để áp mã: chất liệu, công dụng, quy cách, model | Mô tả chung chung như "phụ tùng", "hàng mẫu" |
| Số lượng và đơn vị tính | Đơn vị nhất quán với hợp đồng và tờ khai | Hoá đơn tính theo bộ, tờ khai tính theo chiếc |
| Đơn giá và thành tiền | Theo đồng tiền hợp đồng, làm tròn hợp lý | Cộng sai, hoặc thành tiền không bằng số lượng nhân đơn giá |
| Điều kiện giao hàng | Ví dụ FOB kèm tên cảng, ghi rõ phiên bản Incoterms | Chỉ ghi "FOB" không kèm địa điểm |
| Điều kiện thanh toán | Phương thức và thời hạn | Không khớp với điều khoản thực tế |
| Xuất xứ hàng | Nước xuất xứ, thường ghi ở cuối hoặc từng dòng | Bỏ trống khi người mua cần để hưởng ưu đãi |
| Ký mã hiệu, số kiện, trọng lượng | Khớp với phiếu đóng gói | Ghi trọng lượng lệch phiếu đóng gói |
Tuỳ thị trường, hoá đơn có thể phải có thêm thông tin như mã HS từng dòng, số đơn đặt hàng của người mua, mã số định danh của nhà nhập khẩu, hoặc lời cam kết xuất xứ. Đọc kỹ yêu cầu của người mua và quy định nhập khẩu nước đến trước lô hàng đầu tiên.
Phân biệt hoá đơn thương mại với các loại hoá đơn khác
Hoá đơn chiếu lệ (proforma invoice). Là bản chào giá chính thức trước giao dịch, có hình thức giống hoá đơn nhưng không phải chứng từ đòi tiền. Người mua dùng nó để xin giấy phép nhập khẩu, mở thư tín dụng, chuyển tiền đặt cọc hoặc xin vay. Một lỗi thường gặp là ghi thời hạn hiệu lực rồi để quá hạn mà vẫn giao hàng theo giá cũ không có văn bản xác nhận.
Hoá đơn tạm tính (provisional invoice) và hoá đơn chính thức (final invoice). Dùng khi trị giá cuối cùng chỉ xác định được sau khi giao, ví dụ hàng nông sản, khoáng sản thanh toán theo trọng lượng hoặc phẩm chất giám định tại cảng đến. Người bán lập hoá đơn tạm để đòi phần lớn tiền hàng, sau đó lập hoá đơn chính thức điều chỉnh theo kết quả giám định.
Hoá đơn lãnh sự và hoá đơn hải quan. Một số nước yêu cầu hoá đơn theo mẫu riêng của hải quan nước nhập khẩu hoặc hoá đơn được cơ quan lãnh sự chứng thực. Đây là yêu cầu của thị trường đích, cần kiểm tra cụ thể từng lô.
Hoá đơn điện tử theo pháp luật thuế Việt Nam. Là hoá đơn do doanh nghiệp Việt Nam lập trên hệ thống hoá đơn điện tử để ghi nhận doanh thu theo quy định thuế trong nước. Nó không thay thế hoá đơn thương mại gửi người mua nước ngoài và ngược lại; hai chứng từ phục vụ hai hệ thống khác nhau.
Hoá đơn thương mại và nghĩa vụ hoá đơn trong nước
Doanh nghiệp xuất khẩu ở Việt Nam thường hỏi: đã có hoá đơn thương mại rồi có phải lập hoá đơn điện tử nữa không. Câu trả lời ngắn là phải tuân thủ quy định về hoá đơn điện tử hiện hành đối với hoạt động xuất khẩu; loại hoá đơn nào, thời điểm lập vào lúc nào, có được dùng chứng từ khác thay thế trong trường hợp nào là những điểm đã thay đổi qua các văn bản hướng dẫn trong những năm gần đây. Vì vậy nên kiểm tra văn bản đang có hiệu lực và hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán, không dựa vào cách làm của doanh nghiệp khác ở thời điểm trước.
Điều chắc chắn là các con số phải nhất quán: trị giá trên hoá đơn thương mại, trên tờ khai xuất khẩu, trên hoá đơn điện tử nội bộ nếu có, và khoản tiền thực nhận qua ngân hàng phải giải thích được với nhau. Chênh lệch do tỷ giá quy đổi, phí ngân hàng hay chiết khấu thương mại cần có chứng từ đi kèm. Khi cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ hoàn thuế, sự nhất quán này là điều được xem đầu tiên.
Với hàng không thanh toán như hàng mẫu, hàng thay thế bảo hành, người bán vẫn thường lập hoá đơn ghi trị giá để phục vụ khai báo, kèm ghi chú hàng không thanh toán. Trị giá khai cho hải quan phải hợp lý; ghi một con số tượng trưng quá thấp cho hàng có giá trị thật dễ bị hải quan nước nhập khẩu tham vấn giá.
Hoá đơn trong thanh toán bằng thư tín dụng: những quy tắc ngân hàng soi
Khi thanh toán bằng thư tín dụng theo UCP 600, hoá đơn bị kiểm theo các quy tắc riêng. Phân tích đầy đủ về thư tín dụng đã có ở Trung Tâm Hợp Tác; dưới đây chỉ là các điểm gắn với hoá đơn:
- Hoá đơn phải thể hiện được phát hành bởi người thụ hưởng, tức người bán có tên trong thư tín dụng, trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng.
- Hoá đơn phải lập cho người yêu cầu mở thư tín dụng, thường là người mua.
- Hoá đơn phải dùng cùng đồng tiền với thư tín dụng.
- Mô tả hàng trên hoá đơn phải tương ứng với mô tả trong thư tín dụng. Đây là chỗ khắt khe nhất: các chứng từ khác được mô tả chung, riêng hoá đơn thì không được lệch.
- Hoá đơn không cần ký trừ khi thư tín dụng yêu cầu; nếu thư tín dụng yêu cầu ký thì phải ký.
- Ngân hàng có thể từ chối hoá đơn có trị giá vượt số tiền thư tín dụng cho phép, nên kiểm dung sai số lượng và số tiền trước khi lập.
Thói quen tốt là đặt thư tín dụng cạnh hoá đơn nháp và đánh dấu từng cụm từ trong phần mô tả hàng, không diễn giải lại, không thêm bớt chữ. Một chữ "new" bị bỏ hay một quy cách viết khác có thể đủ để thành sai biệt.
Quy trình lập và kiểm hoá đơn thương mại trước khi phát hành
Có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp nhỏ không có phần mềm chuyên dụng:
- Lấy dữ liệu từ hợp đồng hoặc đơn hàng đã xác nhận: tên các bên, mô tả chuẩn, đơn giá, điều kiện giao hàng và thanh toán.
- Lấy số lượng thực giao từ phiếu xuất kho hoặc phiếu đóng gói đã chốt, không lấy từ đơn hàng vì có thể giao thiếu, giao thừa trong dung sai.
- Tính thành tiền bằng bảng tính có công thức, đối chiếu tổng với số tiền dự kiến thu.
- Đối chiếu với yêu cầu chứng từ của lô hàng: số bản gốc, thông tin đặc biệt, ngôn ngữ, yêu cầu ký hay đóng dấu.
- Người thứ hai kiểm chéo, tốt nhất là người không lập, theo danh sách trường ở bảng phía trên.
- Lưu bản nháp đã duyệt và bản phát hành cùng số lô để mọi chứng từ sau dùng đúng số và ngày hoá đơn.
Bước năm thường bị bỏ ở doanh nghiệp nhỏ vì "ít người". Nhưng chi phí một lần sửa hoá đơn sau khi đã khai hải quan và gửi ngân hàng, gồm phí sửa tờ khai, phí sai biệt chứng từ và thời gian tiền về chậm, thường lớn hơn nhiều so với mười lăm phút kiểm chéo.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn thương mại có cần đóng dấu và ký không?
Thông lệ quốc tế không bắt buộc, và UCP 600 không yêu cầu ký hoá đơn trừ khi thư tín dụng quy định. Tuy nhiên một số người mua, ngân hàng hoặc hải quan nước nhập khẩu vẫn yêu cầu ký, đóng dấu. Hãy làm theo yêu cầu cụ thể của hợp đồng và thị trường.
Có được ghi giá trên hoá đơn khác giá trong hợp đồng không?
Chỉ khi có văn bản điều chỉnh hợp lệ như phụ lục hợp đồng, thoả thuận chiết khấu hay kết quả giám định phẩm chất. Hoá đơn ghi giá khác hợp đồng mà không có giải thích sẽ gây nghi vấn với hải quan, ngân hàng và cơ quan thuế.
Một lô hàng có thể có nhiều hoá đơn thương mại không?
Có, ví dụ khi một container chứa hàng của nhiều đơn đặt hàng hoặc giao cho nhiều người mua. Khi đó tờ khai, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận xuất xứ cần thể hiện rõ hàng nào thuộc hoá đơn nào để tránh nhầm lẫn khi kiểm tra.
Hoá đơn thương mại viết bằng ngôn ngữ nào?
Thường bằng tiếng Anh vì là ngôn ngữ giao dịch phổ biến. Một số nước nhập khẩu yêu cầu hoặc chấp nhận thêm ngôn ngữ của họ. Khi khai hải quan tại Việt Nam, chứng từ tiếng nước ngoài có thể phải kèm bản dịch trong một số trường hợp theo quy định.
Sửa hoá đơn sau khi đã khai tờ khai xuất khẩu thì làm sao?
Cần đánh giá việc sửa có làm thay đổi các thông tin đã khai như trị giá, số lượng, mô tả hay không. Nếu có, phải làm thủ tục khai bổ sung hoặc sửa tờ khai theo quy định hải quan hiện hành, đồng thời thông báo cho người mua và ngân hàng liên quan.
Có nên ghi mã HS trên hoá đơn thương mại không?
Nhiều người mua yêu cầu vì giúp họ khai nhanh. Lưu ý mã sáu số là chung quốc tế, còn các chữ số sau là của từng nước, nên mã Việt Nam có thể khác mã nước nhập khẩu ở cấp chi tiết. Nếu ghi, ghi sáu số đầu kèm lưu ý là để tham khảo.