Dữ liệu xuất nhập khẩu giúp tìm khách hàng theo hai tầng. Tầng vĩ mô là thống kê thương mại theo mã HS (công khai, miễn phí ở các cơ sở dữ liệu quốc tế): cho biết nước nào nhập nhiều mặt hàng của bạn, nhập từ đâu, giá bình quân bao nhiêu. Tầng vi mô là dữ liệu giao dịch, chủ yếu từ vận đơn hoặc tờ khai: cho biết công ty cụ thể nào đang nhập, từ nhà cung cấp nào, bao thường xuyên.
Dùng đúng, dữ liệu này cho bạn danh sách người mua đang mua thật thay vì danh bạ chung chung, và cho bạn lý lẽ cụ thể để mở lời chào hàng. Dùng sai, bạn sẽ kết luận vội từ dữ liệu thiếu. Bài này giải thích nguồn dữ liệu nào có ở đâu, cách đọc từng trường, quy trình lập danh sách và những giới hạn phải nhớ.
Hai tầng dữ liệu: thống kê tổng hợp và dữ liệu giao dịch
Thống kê thương mại tổng hợp do cơ quan hải quan và thống kê các nước báo cáo, được gom vào cơ sở dữ liệu của Liên Hợp Quốc (UN Comtrade), công cụ Trade Map của Trung tâm Thương mại Quốc tế (ITC) và WITS của Ngân hàng Thế giới. Dữ liệu chi tiết tới mã HS 6 số — mức mà Hệ thống Hài hoà được thống nhất giữa các nước — và nhiều nước báo cáo sâu hơn tới 8 hoặc 10 số theo biểu thuế riêng. Bạn thấy kim ngạch, khối lượng, nước xuất xứ, xu hướng qua nhiều năm.
Dữ liệu giao dịch thì khác về bản chất. Ở Mỹ, thông tin trên bản lược khai hàng nhập bằng đường biển được công khai theo quy định, nên các nhà cung cấp dữ liệu thu thập và bán lại dưới dạng tra cứu theo công ty, mặt hàng, cảng. Một số nước khác công bố hoặc cho phép tiếp cận dữ liệu tờ khai ở các mức khác nhau; nhiều nước không công khai. Khi một nhà cung cấp dữ liệu quảng cáo "phủ hàng chục nước", hãy hỏi rõ với từng nước, nguồn là gì, độ trễ bao lâu, trường nào bị thiếu.
Hai tầng bổ sung cho nhau. Thống kê tổng hợp trả lời câu hỏi nên đi thị trường nào; dữ liệu giao dịch trả lời câu hỏi gõ cửa công ty nào. Bắt đầu bằng tầng vi mô mà bỏ tầng vĩ mô dễ dẫn tới chạy theo vài người mua lớn ở một thị trường đang co lại.
Đọc một bản ghi vận đơn: trường nào nói lên điều gì
Mỗi nhà cung cấp trình bày khác nhau, nhưng bản ghi vận đơn hàng nhập thường có các trường sau. Biết trường nào đáng tin, trường nào hay sai giúp bạn tránh kết luận nhầm.
| Trường | Cho biết | Cần cẩn trọng |
|---|---|---|
| Người nhận hàng (consignee) | Công ty nhận hàng ở nước nhập khẩu | Có thể là forwarder, công ty logistics hoặc bị che tên |
| Người gửi hàng (shipper) | Nhà cung cấp hoặc bên giao hàng | Có thể là công ty thương mại trung gian, không phải nhà máy |
| Bên được thông báo (notify party) | Thường là người mua thật hoặc đại lý hải quan | Đôi khi hữu ích hơn trường người nhận |
| Mô tả hàng hoá | Mặt hàng, đôi khi kèm quy cách | Viết tắt, mô tả chung chung, sai chính tả |
| Mã HS | Nhóm hàng chuẩn hoá | Không phải bản ghi nào cũng có; có thể sai |
| Khối lượng, số kiện, số container | Quy mô lô hàng | Khối lượng cả bì, không phải trọng lượng tịnh |
| Cảng xếp, cảng dỡ, ngày | Tuyến và mùa vụ | Hàng chuyển tải làm cảng xếp không phản ánh nước xuất xứ |
Điểm hay bị bỏ qua là bản ghi vận đơn thường không có giá trị lô hàng. Muốn ước đơn giá, bạn phải ghép với thống kê tổng hợp: lấy giá bình quân nhập khẩu theo mã HS của thị trường đó nhân khối lượng ước tính. Kết quả chỉ để định cỡ, không phải con số người mua thật trả.
Quy trình lập danh sách người mua từ dữ liệu
Quy trình dưới đây đi từ thị trường xuống công ty và cuối cùng tới người liên hệ. Mỗi bước có một tiêu chí loại rõ ràng để danh sách cuối cùng ngắn mà chất.
- Chọn mã HS 6 số chính xác cho sản phẩm. Nếu sản phẩm rơi vào nhiều mã, liệt kê đủ; sai mã ở bước này làm hỏng mọi bước sau.
- Trên Trade Map hoặc UN Comtrade, xếp các nước nhập khẩu theo kim ngạch và tăng trưởng 3–5 năm; ghi chú thị phần của Việt Nam và các nước cạnh tranh.
- Với một đến hai thị trường ưu tiên, tra dữ liệu giao dịch theo mã HS và mô tả hàng, lọc các công ty nhập đều đặn trong 12–24 tháng gần nhất.
- Loại forwarder, công ty logistics và tên bị che; gộp các biến thể tên của cùng một công ty.
- Phân loại người mua: đang mua từ Việt Nam, đang mua từ nước cạnh tranh, mua từ nhiều nguồn. Mỗi nhóm cần một thông điệp chào hàng khác.
- Ước quy mô bằng số container hoặc khối lượng mỗi năm; loại công ty quá lớn hoặc quá nhỏ so với năng lực của bạn.
- Kiểm tra website, đăng ký kinh doanh và tìm người phụ trách mua hàng; ghi lại nguồn của từng thông tin.
Một danh sách 50 công ty qua đủ bảy bước thường có giá trị hơn danh sách 2.000 dòng tải thẳng từ cơ sở dữ liệu. Danh sách ngắn cho phép bạn viết thư riêng cho từng người, nêu đúng loại hàng họ đang nhập và lý do họ nên cân nhắc thêm một nguồn cung.
Thống kê gương và những chỗ dữ liệu dễ đánh lừa
Thống kê gương không khớp nhau. Kim ngạch Việt Nam báo xuất sang một nước thường khác số nước đó báo nhập từ Việt Nam. Nguyên nhân gồm khác biệt giá FOB và CIF, thời điểm ghi nhận, hàng chuyển tải qua nước thứ ba, khác biệt phân loại mã HS. Khi chọn thị trường, nên ưu tiên số liệu của nước nhập khẩu vì thường được kiểm soát chặt hơn ở khâu thu thuế.
Đơn giá bình quân che giấu phân tầng. Giá bình quân thấp không có nghĩa thị trường chỉ mua hàng rẻ; có thể là trộn hàng phân khúc thấp khối lượng lớn với hàng cao cấp khối lượng nhỏ. So đơn giá theo từng nước xuất xứ giúp nhìn ra ai đang chiếm phân khúc nào.
Tên trên vận đơn không phải người ra quyết định. Người nhận hàng có thể là công ty con, kho thuê ngoài hoặc đại lý. Người quyết định mua có khi nằm ở công ty mẹ ở nước khác. Trước khi viết thư, xác minh cấu trúc doanh nghiệp.
Dữ liệu có độ trễ và có lỗ hổng. Dữ liệu giao dịch thường trễ vài tuần đến vài tháng; người nhập khẩu ở một số nước có quyền đề nghị giữ kín tên. Việc không thấy một công ty trong dữ liệu không chứng minh họ không nhập.
Đối thủ cũng đọc được bạn. Nếu bạn đã xuất khẩu vào thị trường có dữ liệu công khai, đối thủ cũng thấy khách của bạn. Đây là lý do nên giữ quan hệ, chất lượng và dịch vụ, thay vì chỉ dựa vào giá để giữ khách.
Biến dữ liệu thành lời mở đầu chào hàng
Giá trị lớn nhất của dữ liệu không nằm ở danh sách mà ở lý do liên hệ. Một thư chào hàng mở đầu bằng "We are a leading manufacturer" bị xoá trong vài giây. Một thư nói đúng loại hàng người mua đang nhập, mùa nhập, và nêu một điểm khác biệt có thể kiểm chứng được — chẳng hạn bạn có ưu đãi thuế theo hiệp định mà nguồn hiện tại của họ không có, hoặc thời gian giao hàng ngắn hơn — được đọc tiếp.
Cần tinh tế khi dùng dữ liệu. Nói thẳng "We noticed you import from supplier X" có thể khiến người mua khó chịu, vì không ai thích bị theo dõi. Cách tốt hơn là nói về nhóm hàng và nhu cầu: "nhiều nhà nhập khẩu trong ngành của anh chị đang đa dạng hoá nguồn cung cho dòng sản phẩm này", rồi đưa ra lợi ích cụ thể.
Dữ liệu cũng giúp chọn thời điểm. Nếu một người mua thường nhập mạnh vào quý ba để chuẩn bị mùa bán cuối năm, thư chào hàng gửi vào quý một hoặc đầu quý hai cho họ đủ thời gian thử mẫu. Gửi đúng lúc họ đang chốt đơn với nhà cung cấp cũ thì gần như chắc chắn bị bỏ qua.
Chi phí, tính hợp pháp và cách thử trước khi mua dữ liệu
Thống kê tổng hợp trên các cơ sở dữ liệu quốc tế miễn phí hoặc chỉ yêu cầu đăng ký. Dữ liệu giao dịch thì thường tính phí thuê bao, mức phí và phạm vi khác nhau lớn giữa các nhà cung cấp. Trước khi trả tiền, hãy yêu cầu bản dùng thử với đúng mã HS và thị trường của bạn, kiểm tra xem kết quả có khớp với những khách hàng bạn đã biết chắc hay không. Nếu khách quen của bạn không xuất hiện, độ phủ dữ liệu ở thị trường đó có vấn đề.
Về tính hợp pháp, dữ liệu công bố theo quy định của nước sở tại thì dùng được cho mục đích nghiên cứu thị trường. Cần thận trọng với các nguồn rao bán dữ liệu tờ khai chi tiết của những nước không công khai loại dữ liệu này, vì nguồn gốc có thể không hợp pháp. Khi dùng thông tin cá nhân của người liên hệ để gửi thư, còn phải tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân ở thị trường nhận thư.
Cuối cùng, đừng để dữ liệu thay cho việc nói chuyện với người mua. Dữ liệu cho biết họ đã mua gì; chỉ cuộc trao đổi mới cho biết họ đang không hài lòng điều gì với nhà cung cấp hiện tại — và đó mới là cơ hội của bạn.
Ví dụ giả định: từ một mã HS tới mười người mua đáng liên hệ
Để thấy quy trình chạy thế nào, hãy theo một ví dụ giả định với một doanh nghiệp chế biến tôm đông lạnh muốn mở rộng sang thị trường Bắc Mỹ. Các con số dưới đây minh hoạ, không phải dữ liệu thật.
- Tra thống kê theo mã HS của tôm đông lạnh, thấy thị trường nhập lớn và ổn định, Việt Nam có thị phần đáng kể nhưng thấp hơn một số nước cạnh tranh ở phân khúc tôm chế biến giá trị gia tăng.
- Lọc dữ liệu vận đơn 24 tháng theo mô tả hàng, ra khoảng 400 tên người nhận; loại forwarder, kho lạnh thuê ngoài và tên bị che còn khoảng 180.
- Giữ các công ty nhập ít nhất sáu lô mỗi năm và có quy mô vài chục container mỗi năm — vừa với công suất — còn khoảng 60.
- Tách nhóm: 15 công ty đang mua từ Việt Nam (chào theo hướng nguồn bổ sung, dịch vụ tốt hơn), 30 công ty chỉ mua từ nước khác (chào theo hướng đa dạng hoá nguồn), 15 công ty mua hỗn hợp.
- Kiểm tra website: loại các công ty chủ yếu bán cho nhà hàng nếu sản phẩm của bạn là hàng đóng gói bán lẻ, còn khoảng 25.
- Tìm người phụ trách thu mua thuỷ sản; với mười công ty có thông tin rõ nhất, viết thư riêng trước, mười lăm công ty còn lại để đợt sau.
Toàn bộ quy trình có thể làm trong một đến hai tuần bởi một người. Kết quả không phải là danh sách lớn mà là mười cuộc trò chuyện có lý do rõ ràng, mỗi cuộc gắn với một nhu cầu cụ thể mà dữ liệu đã gợi ra.
Câu hỏi thường gặp
Dữ liệu vận đơn của Việt Nam có công khai không?
Dữ liệu tờ khai hải quan chi tiết theo doanh nghiệp của Việt Nam không được công bố công khai như dữ liệu lược khai hàng nhập của Mỹ. Số liệu công khai chủ yếu là thống kê tổng hợp theo mặt hàng, thị trường. Hãy thận trọng với các bên rao bán dữ liệu tờ khai chi tiết.
Nên dùng mã HS 6 số hay 8 số khi tra thống kê quốc tế?
Dùng 6 số khi so sánh giữa các nước vì đây là mức hài hoà quốc tế. Khi đi sâu vào một thị trường, xem thêm mã 8 hoặc 10 số theo biểu thuế của nước đó để tách đúng dòng sản phẩm, vì một mã 6 số có thể gộp nhiều loại hàng khác giá.
Làm sao biết người nhận trên vận đơn là forwarder hay người mua thật?
Tra tên công ty: forwarder thường có ngành nghề logistics, nhận hàng của rất nhiều mặt hàng khác nhau và nhiều người gửi. Khi đó, xem trường bên được thông báo hoặc mô tả hàng để tìm người mua thật; nếu không có, coi bản ghi đó là thông tin tham khảo.
Dữ liệu có cho biết giá người mua đang trả không?
Dữ liệu vận đơn thường không có giá. Thống kê tổng hợp cho đơn giá bình quân theo nước và mã HS, chỉ dùng để định cỡ thị trường và so phân khúc. Giá thật người mua trả chỉ biết được qua trao đổi, báo giá cạnh tranh hoặc kinh nghiệm trong ngành.
Thị trường nào có dữ liệu giao dịch tốt để tìm khách?
Mỹ là thị trường có dữ liệu lược khai đường biển công khai và được khai thác rộng rãi. Một số nước khác có dữ liệu ở mức độ khác nhau; độ phủ và trường thông tin thay đổi theo thời gian. Luôn yêu cầu nhà cung cấp dữ liệu cho dùng thử đúng thị trường trước khi trả phí.
Có thể dùng dữ liệu để tìm khách cho hàng mới chưa ai xuất khẩu?
Khó hơn nhưng vẫn có cách: tìm người nhập khẩu các sản phẩm thay thế hoặc bổ trợ, vì họ có kênh phân phối phù hợp. Ví dụ hàng thủ công mới có thể chào tới nhà nhập khẩu đồ trang trí nội thất đang mua mặt hàng gần giống từ nước khác.